I když e-mail a mobilní telefony výrazně přispěly ke zvýšení produktivity, někdy mohou být naopak překážkou v produktivní práci. Inspirujte se několika tipy, jak se vymanit z e-mailové schránky.
- Přestaňte se sebou škubat. Nejprve vypněte automatickou kontrolu nových zpráv nebo ji omezte na jednu kontrolu za hodinu. Po několika prvních hodinách, kdy budete klikat na stažení e-mailů každých 30 vteřin, si uvědomíte, jak jste na e-mailu závislí. E-mail by ale měl přestat být středem vaší mysli a posunout se k tomu, že jej budete kontrolovat během přirozených přestávek ve své činnosti.
- Řešte e-maily. Pokud musíte číst e-mail, udělejte vše pro to, abyste jej nemuseli číst dvakrát – odpovězte, uložte jej do archivu nebo smažte. Lidé dnes mají plné schránky zpráv, které si přečetli, ale nic už s nimi neudělali.
- Opravdu to musíte posílat? Nezahlcujte své přátele, kolegy a zákazníky e-maily jen proto, že je to snadné. Učte svůj tým, jak používat e-mail efektivněji. Vždy by měli zvážit, zda není vhodnější poslat oficiální dopis nebo jednoduše zvednout telefon. Také pokud se vyvarujeme e-mailů obsahujících jediné slovo „díky“ nebo „OK“, e-mailové schránky budou hned volnější.
- Vaše schránka by měla být prázdná alespoň jednou týdně. Zprávy by neměly ve schránce ležet dlouho. Měli byste je buď konstruktivně někam přesunout, nebo vymazat. Prázdná e-mailová schránka má navíc silný psychologický efekt.
- Dokážete řídit den bez e-mailu? Mladá generace dnes raději používá rychlejší SMS, instant messaging, sociální sítě nebo telefonní hovory. Zkuste zavést v kanceláři jeden den bez e-mailu. Podpořte zaměstnance, aby komunikovali jinými kanály.-kk-