Pokud nechcete používat souhrny nebo kontingenční tabulku, protože vás zajímají jen určité hodnoty, můžete vyzkoušet funkci SUMIF, která umí sečíst hodnoty podle zadané podmínky.
Její tvar je =SUMIF(oblast;kritéria;součet), kde oblast znamená odkaz na vyhodnocovanou oblast buněk, kritéria udávají podmínku, podle které má funkce hodnoty sčítat, a součet říká, které buňky se mají v rámci vyhodnocované oblasti sčítat.
Jestliže poslední argument vynecháte, sečtou se buňky v zadané oblasti. Přitom kritéria můžete vyjádřit číslem, textem či výrazem, například 20, „Praha“, „<20“,…
Potřebujete například zjistit, kolik se celkem prodalo vozíků. Potom opravdu stačí použít funkci SUMIF a program MS Excel za vás hned zjistí výsledek.
Pokud zapíšete do uvedené funkce správně oblast pro výpočet a zadáte kritérium, tak MS Excel projde postupně všechna data a do celkového součtu zařadí jen ta, která zadanému kritériu odpovídají.
Podobně si můžete zjistit i to, kolikrát se prodej vozíků uskutečnil. To znamená, nikoli celkový součet prodaných vozíků, ale kolik měsíců a na kolika místech prodeje probíhaly. K tomu se zase dá použít funkce COUNTIF, která je funkci SUMIF podobná svými pravidly pro zadání argumentů i výpočtem.
Funkce COUNTIF má tvar =COUNTIF(oblast;kritérium), kde oblast je zase oblast buněk, ve které potřebujete určité buňky spočítat, a kritérium je podmínka, podle které se buňky budou vyhledávat a následně počítat. Kritérium se zadává stejným způsobem jako u funkce SUMIF. Zkuste si tedy nyní vypočítat uvedenou hodnotu.
Jako oblast se do funkce zadal sloupec obsahující názvy prodávaného zboží, jako kritérium se opět napsal text „vozík“. Po potvrzení se již snadno vypočítalo, že počet prodejů byl 17.
V návaznosti na tyto hodnoty, můžete také zjistit průměrný počet kusů na jeden prodej u vozíků. Stačí přece vydělit počet prodaných vozíků počtem prodejů, tedy =H2/I2.
Nevýhodou u těchto funkcí může být pouze jednoduché zadávání kritérií, i když v kombinaci s ostatními nástroji se dá zjistit z nashromážděných dat dost informací.
Doplnění o maticový vzorec
Představte si, že potřebujete zjistit nejenom počet prodaných vozíků, ale i to, za jakou cenu se tyto vozíky celkem prodaly a jaká byla průměrná prodejní cena jednoho vozíku. Pro zjištění celkové finanční částky bude nejvhodnější využít známé funkce SUMA a KDYŽ. Jak?
Prostě když bude ve sloupci s názvem zboží slovo „vozík“, tak se má vynásobit počet prodaných kusů a cena za kus a tyto výsledky se pomocí funkce SUMA pak budou postupně sčítat. Pokud zde slovo „vozík“ nebude, tak se do celkového součtu nepřidá nic, tedy 0. Vzorec pak bude mít následující tvar =SUMA(KDYŽ(C2:C68="vozík";D2:D68*E2:E68;0)).
Při potvrzení klávesou Enter vám však MS Excel zahlásí chybu, protože ho nutíte ve funkci KDYŽ počítat s oblastí. Tato funkce to sice přímo neumí, ale pokud mu řeknete, že potřebujete počítat s polem, tak vše proběhne v pořádku. Jak? Stačí, když při potvrzení uvedeného vzorce stisknete současně klávesy Ctrl+Shift+Enter.
Všimněte si, že MS Excel kolem celého vzorce doplnil složené závorky, které říkají, že se má počítat s poli. Pozor, tyto závorky nemůžete sami napsat běžně z klávesnice, ty si musí opravdu MS Excel doplnit sám stiskem kláves Ctrl+Shift+Enter až při potvrzování celého vzorce.
A nyní již snadno dokážete vypočítat i průměrnou prodejní cenu jednoho vozíku. Stačí cenu za prodané vozíky vydělit počtem prodaných vozíků, to znamená =L2/H2. Po potvrzení hned dostanete výsledek stejný jako na následujícím obrázku.
Jinak při složitějších volbách kritérií se dají využít i takzvané databázové funkce, které mají více možností pro celkové výpočty. Umějí vypočítat nejenom počty prvků či jejich součty, ale přímo i průměr nebo vyhledat maxima či minima.