Vaše textové dokumenty, tabulky, databáze a další soubory užívané v obchodních či interních procesech firmy se obyčejně skladují ve standardních adresářích Windows, jsou snadno přístupné a modifikovatelné, bezbranné vůči neautorizovanému přístupu, napadení nebo vymazání. Pravda, Microsoft (potažmo jiné softwarové firmy) ve svých kancelářských aplikacích jisté zabezpečení má, ale není to žádná sláva.
Mnohem lepší variantou je EDMS. Zkratka EDMS znamená Electronic Document Management System (systém managementu elektronických dokumentů).
EDM systémy umožňují elektronicky vytvořené informace, jako jsou naskenované dokumenty, soubory Wordu, Excelu a ostatních kancelářských aplikací, přímo ukládat, třídit a registrovat v přehlednějším a hlavně bezpečnějším prostředí. EDMS se zakomponuje do operačního systému nebo celé interní podnikové sítě, globálně zabezpečuje všechny určené soubory prostřednictvím uživatelských účtů (jméno a heslo) a šifrovací techniky, čímž zabrání jakémukoli nepovolenému přístupu zvenčí sítě nebo neautorizovaným osobám ve firmě.
EDM systém také může poskytnout obnovu ztracených dat po jejich poškození a zotavení po technických selháních. Každá informace je zálohovaná, takže se databáze dá rychle opravit.
Dnes je prakticky jakákoli firma kandidátem pro používáni EDM systému. Zvažte, jakou míru zabezpečení si vaše data zaslouží.
-ds-