Oblast kritérií si můžete umístit prakticky kdekoliv nad oblast dat či několik řádků pod ni. Nejvhodnější bývá umístit tuto oblast pod data nebo vedle nich. Vše závisí na velikosti databáze i vašem zadání jednotlivých podmínek.
Zkuste se však nyní ještě podívat, jaká jsou základní pravidla pro definování vlastní oblasti kritérií. První pravidlo již prakticky bylo řečeno, a to, že první řádek oblasti vždy musí obsahovat názvy polí (sloupců) databáze. Názvy zde zapisujete jen těch polí, podle kterých potřebujete dělat výběry či jiné výpočty. Nejjednodušší je, když si názvy z databáze do oblasti kritérií zkopírujete.
Do dalších řádků oblasti kritérií se již zadávají jednotlivé podmínky pro výběry dat a jejich výpočty. Tento počet řádků není již striktně nijak omezen. Je však třeba vědět, že pokud píšete více podmínek a tyto skládáte vedle sebe na řádku, je mezi nimi logické spojení AND (a zároveň).
Této vlastnosti se dá využít při hledání hodnot z uzavřeného intervalu. Na obrázku se výpočet nebo filtrování provede na základě zadání pro lidi, kteří se narodili v období od 1. 1. 1940 do 31. 12. 1949 a zároveň mají plat větší nebo roven 10000.
Další vlastností pro psaní kritérií je to, že pokud jednotlivé hodnoty napíšete pod sebe, platí zde logické spojení OR (nebo).
V oblasti kritérií na obrázku je řečeno, že se mají vybrat všichni lidé, kteří bydlí v Praze nebo v Brně.
Jestliže máte podmínek více, a někde ponecháte prázdnou buňku, znamená to, že se mají vybrat všechny záznamy pro dané pole.
Tato oblast kritérií zase říká, že se mají vybrat lidé, kteří bydlí v Praze a mají plat menší než 9500 nebo lidé z Brna, u kterých však již na platu nezáleží.
Další důležitou vlastností je to, že můžete používat i náhradní znaky jako hvězdička (*) a otazník (?). Hvězdička, stejně jako v jiných programech, znamená libovolný počet znaků, otazník zase jen jeden znak.
Představte si, že máte pole Adresa, ve kterém je nejprve uvedena ulice a za ní následuje teprve město. V takovém případě by se lidé z Prahy nebo Brna těžko vyhledávali. Vy však před dané město můžete napsat pouze hvězdičku a MS Excel hned bude vědět, že slovo Praha (Brno) může být na jakékoliv pozici v buňce.
Naopak, pokud hledáte pouze přesně zadaný textový řetězec, pak musíte použít daný text v uvozovkách. Například v poli Jméno můžete mít jména Jan i Jana. Pokud budete chtít vybrat lidi pouze se jménem Jan a toto do oblasti kritérií zapíšete, pak se vyberou záznamy nejenom s Janem, ale i s Janou. Aby bylo vyhledávání přesně na daný řetězec, je třeba vše zapsat jako na následujícím obrázku.
Představte si, že pro definici kritérií můžete použít i funkci nebo vlastní vzorec, který obsahuje data ze seznamu. Na následujícím obrázku je ukázka vzorce, který vám má pomoci zjistit počet lidí, jejichž plat je vyšší než průměrný.
Důležité je i to, že i toto pole musí mít v oblasti kritérií nějaký název. Tento název může být prakticky cokoliv, jen se nesmí shodovat s žádným již existujícím názvem pole v databázi.