Obchodní e-maily: prokletí nebo geniální vynález?

Pomocí elektronické pošty můžete docílit efektivnější komunikace. Je však třeba vědět, co vám v tomto případě komunikaci ulehčuje a které postupy naopak stěžují. Ne všichni například využívají kolonku Předmět k účelu, k němuž slouží: podává informaci, aby příjemce (i odesílatel) na první pohled poznali, o co se jedná, a mohli tak zprávě dodat odpovídající prioritu. Ve vlastním obsahu e-mailu jděte přímo k věci. Příjemce jednak nechce ztrácet čas zbytečným chozením okolo horké kaše, jednak chce Vaši informaci či otázku vypracovat co nejrychleji.

Emailové programy zpravidla umožňují označit zprávu podle její priority, např. červeným vykřičníkem signalizujícím nejvyšší naléhavost. Je to výborný prostředek pro obě strany, ale nesmí se ho zneužívat. Úkol samotného příjemce bývá danou informaci zpracovat, zatímco příjemce kopie bývá pouze informován. Pokud se toto nedodržuje, příjemce kopie si nemusí být jist, jak má s danou informací nadále postupovat, v horším případě ji též zpracuje a stejná práce je zbytečně provedena dvakrát. Ujasněte si proto ve svém podniku další postup v těchto případech.

Je snadné přeposlat stejnou zprávu dalším osobám. Dávejte však pozor na obsah. Je-li dopis svým stylem a výběrem slov určen právě vám, přeformulujte před odesláním jeho obsah nebo vyberte jen jeden odstavec, kterého se daná informace týká.

Nemusíte šetřit místem. Pište přehledně, dělejte odstavce a mezinadpisy. Přílohy formátujte tak, aby si je příjemce mohl vytisknout bez dalších úprav. Dávejte pozor na velikost příloh. Není příjemné, pokud jejich stahování trvá deset minut a příjemce nakonec zjistí, že obsah pro něj není užitečný. Všechna data, která odesíláte a přijímáte, zkontrolujte antivirovým programem. Řetězové dopisy zpomalují práci, neposílejte je dále.