Čtením a rozesíláním e-mailů trávíme poměrně hodně času, což brzy vede k frustraci. Jak práci s elektronickou poštou zefektivnit?
- Každý den vyprázdněte svou schránku. Začněte tím, že si přečtete všechny nové zprávy a smažete spam. Odstraňte i zprávy, které vám pouze dávají něco na vědomí, ale nevyžadují odpověď. Neodepisujte jedním slovem „skvělé“ nebo „děkuji“. Pak odpovězte na zprávy, na které lze odpovědět velmi stručně. Zbývající si rozdělte do složek nazvaných např. Konec dne, Konec týdne, Konec měsíce a K budoucímu použití.
- Určete si časový limit. Pomůže vám to lépe si určovat priority. Může to být například 45 minut denně. Rozdělování úkolů do skupin je efektivnější, než vyřizovat zprávy okamžitě tak, jak přicházejí.
- Buďte co nejstručnější. Většina mailů může být vyjádřena dvěma větami. Jděte rovnou k věci.
- Věnujte se e-mailu jen jednou denně. Většina lidí nepotřebuje kontrolovat poštu celý den.
- Vypněte si automatické upozorňování na nové zprávy. Nenechte se vyrušovat.
- Nestahujte e-maily automaticky. Budete si tak moci vybrat, kdy číst novou poštu. Můžete například odeslat jednu urgentní zprávu, aniž byste museli číst všechny, které vám přišly.
- Používejte kopie ke své výhodě. Nemusíte svým kolegům posílat zvláštní zprávy se sdělením, co mají udělat. Stačí přidat je na kopii zpráv pro klienty.
-kk-