E-mail dokáže ušetřit hodně času. Když však budete e-maily kontrolovat neustále během celého dne, připravíte se nejen o čas, ale i koncentraci. Pokud je to váš problém, držte se následujících rad.
- Vytvořte si rozvrh pro čtení a psaní e-mailů. Pro většinu lidí je přínosné, když budou vyřizovat e-maily v určených intervalech na začátku, v prostředku a na konci pracovní doby. Pokud přeci jen musíte vyřizovat e-maily v průběhu celého dne, reagujte jen na ty nejdůležitější a ostatní vyřiďte, až se na to budete moci soustředit.
- Zaveďte si systém pro organizaci e-mailů. Filtrujte automaticky příchozí poštu podle odesílatele, názvu nebo dalších kritérií. Některé e-mailové programy umožňují i filtrování podle barev pro lepší orientaci.
- Zaveďte automatické odpovědi pro obecné klientské dotazy. Budete tak moci odpovídat automaticky na často kladené dotazy nebo dát klientům vědět, že jste jejich zprávu dostali a odpovíte později.
- Nebojte se neodpovídat na řetězové a vtipné e-maily od přátel. Když na ně nemáte čas, prostě je smažte. Většiny lidí se nedotkne, když na takový e-mail neodpovíte.
- Pokud máte asistentku, dovolte ji třídit vaši poštu a odpovídat na běžné e-maily. V průběhu dne vás může informovat, když přijde nějaká urgentní zpráva. Nemůžete-li si asistentku dovolit, uvažujte o virtuální.
- Jestliže ztrácíte mnoho času procházením nevyžádané pošty, zvyšte bezpečnost své schránky. Vyberte se některý z programů na filtrování spamu.
-kk-