Nahrazování v Excelu funguje tak, že Excel nejprve vyhledá data, která definujete. Nalezený řetězec znaků vyjme a nahradí jej znaky Vámi zadanými.
Výhodou tohoto nahrazování dat je možnost použití v téměř jakémkoliv datovém souboru. Excel umí totiž otevřít – importovat velké množství různých formátů. Nejen z aplikací balíku Office (txt, csv, prn, dbf, html, ...). A tak po správném importu dat Vám již nic nebrání v jejich hromadném nahrazování. Po těchto úpravách je možné exportovat zpracovaná data zpět do potřebného formátu.
Příkaz můžete spustit z menu Úpravy – Nahradit a nebo přímo kombinací kláves Ctrl + H. Pokud omylem použijete příkaz Najít z menu Úpravy, tak stačí, když se přepnete z karty Najít na kartu Nahradit. Zobrazí se Vám následující okno. Pokud jste již použili nahrazování dat, tak se okno zobrazí ve stavu, jak jste je naposledy opustili.
Toto okno s vypnutými Možnostmi postačuje pro jednoduché nahrazování dat. Do kolonky Najít vepište textový řetězec, který hodláte nahradit. Můžete zapsat přímo konkrétní text a nebo provést zápis pomocí zástupných znaků. Zástupné znaky nahrazují určitý hledaný text takto:
* – zastupuje libovolný počet znaků
? – zastupuje jeden libovolný znak
~ následovaná znakem *, ? nebo ~ – zastupuje zápis hvězdičky, otazníku nebo tildy
Zapíšete-li např. „školen?“ do kolonky nahradit, tak budou vyhledána a nahrazena všechna slova obsahující znaky „školen“ + 1 libovolný znak, t.j. např. „školení“ nebo „školena“, „školené“ atd. Tato všechna data, která vyhovují zápisu pomocí zástupných znaků, jsou po stisku nahrazena textem zapsaným do kolonky Nahradit.
Obdobně funguje hledání pomocí zástupného znaku hvězdička. Hledáte-li a nahrazujete zástupné znaky *, ?, ~, např. řetězec „školení?“, pak musíte do kolonky Hledat zapsat „školení~?“. Znak tildy před hvězdičkou, otazníkem nebo tildou znamená, že hledáte jeden zástupný znak uvedený za tildou.
Do kolonky Nahradit napište text, kterým se mají nahrazovat všechny výskyty výše zapsaného textového řetězce. Před vlastním nahrazením můžete zobrazit přehled nahrazovaných dat pomocí stisku tlačítka Najít vše. Tímto si zobrazíte ve spodní části dialogového okna seznam s popisem a umístěním nahrazovaných dat. Klepnutím na položku v tomto seznamu se přesunete buňkovým kurzorem na buňku s těmito daty.
Po zkontrolování můžete provést nahrazení najednou tlačítkem Nahradit vše. Excel nahradí všechny výskyty řetězce v kolonce Najít řetězcem v kolonce Nahradit. Po dokončení budete informováni o počtu nahrazených řetězců. Tato operace může trvat i několik vteřin pokud nahrazujete data v obsáhlých seznamech. Po potvrzení informačního okna se vrátíte zpět do dialogového okna Najít a nahradit. Pokud jste skončili, stiskněte tlačítko Zavřít.
Tlačítko Nahradit slouží k nahrazování dat po jednom řetězci jednotlivě. Před použitím tohoto krokovaného nahrazování musíte nejprve data vyhledat tlačítky Najít vše a nebo Najít další. Tím se Vám přesune buňkový kurzor na místo s nahrazovaným řetězcem. Teprve nyní můžete stisknout tlačítko Nahradit.
Tím dojde k nahrazení jen jednoho řetězce, a to právě v buňce, na které se nachází buňkový kurzor. Po nahrazení se buňkový kurzor přesune automaticky na další výskyt řetězce a Excel čeká na Váš další příkaz. Zaměníte-li všechna data na listu v sešitu a stisknete tlačítko Nahradit, tak Excel zobrazí hlášení, že nemůže najít shodná data. Tím je nahrazování dokončeno.
Ne vždy jsou možnosti výše popsaného jednoduchého nahrazování vyhovující. Pro pokročilejší práci s nahrazováním stiskněte tlačítko Možnosti. Zpřístupní se další možnosti nahrazování.
Nahrazování dat také můžete provádět jen v určité omezené oblasti. Jednou z možností jak nastavit tuto oblast je právě hodnota v poli Kde. Implicitně je nastavena na List. Další možností je nastavení na Sešit. V tom případě je nahrazování provedeno v celém sešitu.
Další možností jak omezit oblast, kde se provede nahrazování, je výběr oblasti před spuštěním nahrazování. Tažením myši na listu v sešitě vyberte oblast, ve které chcete provádět nahrazování. Spusťte nahrazování. Bude provedeno pouze ve vybrané oblasti. Po ukončení nahrazování budete o tomto informováni v okně.
Pozor! Umístění buňkového kurzoru jen na jedné buňce není považováno za omezení oblasti. Pokud stisknete tlačítko Nahradit vše, dojde k nahrazení dat v celém listu nebo sešitu.
Chcete-li provádět postupné nahrazování po jednotlivých řádcích, pak musíte nastavit hodnotu hledat na Po řádcích. Další možností je Po sloupcích. Nahrazování je možné omezit pouze na vzorce.
Chcete-li, aby při hledání řetězce pro nahrazení byla rozlišována velká a malá písmena, tak aktivujte zatržítkem volbu Rozlišovat velká a malá písmena.
Zapnutí možnosti Pouze celé buňky způsobí, že pro nahrazování dat budou vyhledávány takové buňky, které odpovídají jako celek kritériu v poli Najít. Buňky, které jako celek neodpovídají tomuto kritériu, nebudou změněny.
Zajímavou možností je použití formátu při nahrazování. Pokud formát nenastavíme v dialogovém okně Najít a nahradit, potom zůstanou formáty v nahrazovaných buňkách tak jak jsou. Jestliže však provedete nastavení formátu pro nahrazovanou buňku, tak se současně s nahrazením dat provede Excel nastavení formátu buňky. Formát bude nastaven na Vámi zvolený.
Zvolení formátu provedete pomocí stisku tlačítka Formát. Tím se otevře okno Nahradit formát, kde provedete nastavení formátu buňky tak jak jej znáte z běžného nastavení formátu buňky. Když zvolíte formát pro hledaná data, která chcete nahradit, tak Excel provede nahrazení jen tehdy, pokud bude hledaný formát a data odpovídat hodnotám v polích Najít.
Pomocí samotné volby formátů v okně Najít a nahradit lze provést jen samotnou záměnu formátů buněk v sešitu. Když v polích Najít a Nahradit nevyplníte žádný znak, tak se bude provádět nahrazování pouze formátů buněk. Data zůstanou v tomto případě zachována. Formát buněk bude nahrazen i v buňkách, která obsahují data.
