Podle aktuálního výzkumu komunikace na pracovišti, objednaného společností Plantronics, tráví evropští manažeři nejméně dvě hodiny denně vyřizováním elektronické pošty. To se rovná deseti letům pracovního života. Tři a půl roku z toho jsou naprostou ztrátou času, protože 32 % přečtených e-mailů pro ně není relevantní.
Efektivně využívaný e-mail může zlepšit interní procesy a sdílení informací i pomáhat s rozhodováním. Pokud je však používán špatně, vytváří anonymní prostředí a snižuje schopnost jednotlivců vystupovat v rámci svých pozic. Čas ztracený řešením e-mailů má také sociální dopad – lidé se spolu méně stýkají. Zatímco telefonování podle 180 oslovených vyšších manažerů pomáhá budovat vztahy, e-mail je spíše oslabuje.
Jelikož se k e-mailu můžeme připojovat prakticky kdykoli a kdekoli, můžeme také pracovat pružněji. Na druhou stranu však čtyřiadvacetihodinová dostupnost pro zákazníky a klienty negativně ovlivňuje rovnováhu života zaměstnanců. Článek nabízí pět tipů, jak řídit e-mail.
- Nenechte se řídit e-mailovou schránkou. Během dne si určete časové bloky, kdy se mu budete věnovat.
- Přemýšlejte o nejvhodnější komunikaci v konkrétních situacích. E-mail nemusí být vždy nejlepší například pro složité diskuse. Lépe se hodí k potvrzování již dohodnutého.
- Zrušte si automatické oznamování nově příchozích e-mailů. Zbytečně to rozptyluje.
- Nezvykejte si odpovídat na e-maily ihned.
- Nekopírujte ve svých e-mailech nebo odpovědích celý svět.
-kk-