E-mail patří k nejčastějším požíračům času, zejména v práci. Článek na serveru Management Today proto shrnul praktické desatero, jak neuvíznout ve spárech elektronické pošty a naučit se s ní pracovat efektivněji.
1. Převezměte kontrolu nad svým časem
Nebuďte otroky e-mailu. Uvědomte si, že většinou není třeba reagovat okamžitě. Čím rychleji odpovíte, tím rychleji od vás ostatní budou očekávat odpovědi i v budoucnosti.
2. Vyvarujte se neustálého kontrolování e-mailové schránky
Kdykoli se necháte něčím vyrušit z činnosti, kterou právě děláte, bude vám hůře vracet k soustředění. Věnujte proto plnou pozornost jedné věci a teprve, až ji dokončíte, zapněte e-mail.
3. Neztrácejte čas opakovaným prohlížením zpráv
Každému e-mailu se snažte věnovat jen jednou. Držte se principu vyřešit, mazat, delegovat nebo odložit na později.
4. Odpovídejte na důležité zprávy
Zaveďte si vlastní systém sledování zpráv, na které potřebujete reagovat – například pomocí štítků, plánování úkolů apod.
5. Snižte objem zpráv, které se k vám dostanou
Naučte se poznat 20 % e-mailů, které vám zajistí 80 % požadovaných výsledků. Zbývajících 80 % méně důležitých zpráv rozdělte do tématických složek pro pozdější zpracování, nebo smažte.
6. Označujte si zprávy od důležitých lidí pomocí barev
Snadněji pak poznáte opravdu důležité e-maily.
7. Provádějte pravidelnou údržbu své schránky
Mažte staré zprávy a čistěte odeslanou poštu.
8. Nejprve vložte přílohy, pak piště
Ušetříte tím čas sobě i druhým.
9. Používejte jasné předměty zpráv
Můžete do nich přidat i datum, do kdy je třeba odpovědět, nebo zkratku, jíž dáte najevo, že není třeba reagovat.
10. naučte se používat klávesové zkratky
Ušetříte tím čas, který byste jinak strávili proklikáváním nabídek.
-kk-