Zkuste se tedy nejprve podívat na to, jak se pracuje s funkcemi HODINA a MINUTA.
Funkce HODINA umí vrátit z časového údaje právě hodinu v něm obsaženou. Její tvar je =HODINA(pořadové číslo), kde pořadové číslo je zadaný časový údaj, ze kterého chcete hodinu získat. Hodina je pak určena celým číslem v rozsahu od 0 do 23.
Funkce MINUTA zase umí vytáhnout z časového údaje počet minut. Její tvar je =MINUTA(pořadové číslo), kde pořadové číslo je zadaný časový údaj, ze kterého chcete minutový údaj získat. Minuta je opět celočíselná hodnota, a to od 0 do 59.
Nyní si již zkuste vytvořit tabulku, do které si budete zapisovat své pracovní příchody a odchody.
Nad tabulkou si můžete také zapsat délku pracovní doby pro další porovnávání. Nyní si ještě do sloupce C přidejte nadpis Celkem. Pod něj pak můžete počítat počet odpracovaných hodin v daný den. Jedná se prakticky o rozdíl odchodu a příchodu. To znamená, že můžete použít jednoduchý vzorec =B6-A6, který potom jen dál nakopírujete.
Nyní by mohlo být i zajímavé vypočítat, zda jste daný den odpracovali dostatek pracovních hodin. Je tedy třeba zjistit, jestli jste odpracovali méně či více daný den, než je zadaná délka pracovní doby. To znamená, že musíte udělat rozdíl času ve sloupci Celkem a délky práce. Napište si tedy do buňky D6 vzorec =$C$1-C6.
Z obrázku je hned vidět, že vzorec počítá dobře pouze tehdy, když je daný den odpracováno méně hodin. Pak se ve výsledku objeví opravdu číslo. Pokud daný den bylo odpracováno hodin více, zobrazí se chybové hlášení. Je třeba tedy rozlišovat, zda hodnoty ve sloupci jsou vyšší než v buňce C1 (délka práce). Může vám pomoci funkce KDYŽ, ve které se na danou skutečnost zeptáte a podle toho upravíte dále vlastní výpočet.
Vzorec má tvar =KDYŽ(C6>=$C$1; C6-$C$1; $C$1-C6), kde C6>=$C$1 je dotaz na to, zda je větší počet odpracovaných hodin daného dne. Hodiny nyní budou vypočteny vždy, ale jako kladná hodnota. Pro větší přehled si pak můžete barevně označit ty buňky, kdy bylo daný den odpracováno hodin méně. Jak? Stačí použít podmíněné formátování, kdy více hodin daného dne bude mít barvu zelenou a pokud bude hodin méně, pak bude barva červená.
Nyní si představte, že máte během týdne pohyblivou pracovní dobu. Určitě by pak bylo užitečné sledovat, kolik hodin máte v rámci týdne již odpracováno. Jak už bylo napsáno, MS Excel umí časové údaje zapisovat v intervalu 0 až 23 hodin a 0 až 59 minut. Během týdne se běžně odpracuje více než 24 hodin, proto je třeba počítat s hodinami a minutami zvlášť jako s běžnými číselnými údaji. Proto pro vyčlenění hodin a minut z daného časového údaje použijte výše popsané funkce HODINA a MINUTA.
Stačí si jen připravit v tabulce další sloupce (nastavte si pro ně však číselný formát bez desetinných míst, tedy ne časový), které budou sloužit pro výpočet odpracovaných hodin celkem za týden. První řádek bude jednoduchý, zde stačí jen přímo použít vzorec =HODINA(C6) a do sousední buňky pak pro výpočet minut =MINUTA(C6).
Od druhého řádku dál již bude výpočet složitější, protože se musí brát v úvahu nejen součet odpracovaných hodin, ale i minut. To znamená, že pokud vychází minut více jak 60, tak aby se převedly do sloupce s hodinami (jako 1 hodina). Tedy součet minut je třeba testovat na velikost vůči 60.
Podmínka by mohla být ve tvaru (F6+MINUTA(C7))>=60, kde F6 je předchozí minutový údaj a MINUTA(C7) zase vyčleňuje minuty z daného pracovního dne. Potom již bude výpočet probíhat podle výsledku testu v uvedené podmínce. Pokud je součet menší, tak se nemusí minuty projevit v hodinách, jestliže je však součet větší, musí se počítat s převodem minut na hodiny.
Ve sloupci F se pak budou na podobném principu počítat i minuty. Zde se však při splněné podmínce (F6+MINUTA(C7))>=60 musí z celkového součtu minut 60 odečíst.