E-mail přinesl do firem skvělý způsob rychlé komunikace. Brzy se však začal různými způsoby zneužívat, a proto je třeba udělat krok zpět a zamyslet se nad tím, jak psát e-maily, aby mohly mít požadovaný vliv. Když v pondělí ráno přijdete do kanceláře, kolik e-mailů máte ve své schránce? Kolik z nich otevřete? A kolik z nich budete číst? Přečtěte si deset tipů, jak získat z využívání elektronické pošty to nejlepší.
- Snažte se naučit etiketě spojené se psaním e-mailů. Internet je obecně velmi neformální, obchodní komunikace či komunikace uvnitř firmy však má svá specifická pravidla.
- Nikdy neposílejte e-maily, když jste rozčílení.
- Zamyslete se nad nejvhodnější dobou k rozesílání zpráv. Pokud to není urgentní, zdržte se pondělního rána a pátečního odpoledne.
- Neposílejte zprávy o víkendu nebo pozdě v noci. Mohli byste vyslat špatný signál, že vás v této době mohou ostatní běžně kontaktovat.
- Zvažte přikládání příloh. Lidé se příloh obávají kvůli virům, i když používají antivirový software. Pokud si příjemce nebude jist, kdo jste, vaši zprávu s přílohou nemusí vůbec otevřít.
- Dodržujte jednoduché a snadno čitelné rozvržení e-mailu. Pište krátké věty a krátké odstavce.
- Používejte jasné předměty zpráv. Příjemce by měl na základě předmětu okamžitě poznat, o co jde a zda má zprávu otevřít.
- Nebuďte příliš formální. Pracujte se seznamy bodů atd.
- Používejte profesionální podpis s kontaktními údaji či krátkým P.S.
- Dávejte si pozor při komunikaci v jazyce, který je pro vás mateřský, ale pro příjemce cizí. V mezinárodních firmách či projektech se zdržte vtipů či místních výrazů, které by byly druhé straně nesrozumitelné.
Chcete-li e-mail používat skutečně efektivně, čiňte tak pouze ke sdělování faktů nebo potvrzení něčeho, co již bylo dříve diskutováno. Nepoužívejte jej k vyjednávání o čemkoli, co vyžaduje detailnější vysvětlení. Také jej nepoužívejte ke komunikaci s kolegy, kteří sedí vedle vás. V takovém případě se otočte a mluvte.
-kk-