E-mail je stejnou součástí vašeho image jako oblečení, klasické dopisy, pozdrav ve vaší hlasové schránce nebo způsob podávání ruky. Chcete-li vytvářet pozitivní obchodní vztahy, vyhněte se následujícím e-mailovým chybám.
- Prázdný nebo bezvýznamný předmět. Nikdy neposílejte zprávy bez předmětu. Předmět by měl vždy shrnovat podstatu zprávy.
- Neschopnost měnit hlavičku, aby souvisela s předmětem. Každou zprávu byste měli opatřit hlavičkou, která odpovídá předmětu. Pokud změníte předmět, neodpovídejte na minulé zprávy, ale začněte psát novou zprávu.
- Nepersonalizovaná zpráva. E-mail je sice neformální, ale vyžaduje oslovení a další osobní prvky. Neosobní zpráva působí chladně.
- Nesprávný tón. Při osobní komunikaci komunikujete z velké části neverbálně. Čtenář vašeho e-mailu ale nevidí váš obličej ani neslyší tón vašeho hlasu. Proto je třeba správně volit slova, aby vás pochopil.
- Nedostatečná kontrola. Pište spisovně a dávejte pozor na překlepy. Důležité je vždy si zprávu po sobě přečíst a nespoléhat jen na automatickou kontrolu. Zkontrolujte také přílohy.
- Román místo zprávy. Elektronická zpráva by měla být krátká. Držte se pouze několika krátkých odstavů. Delší sdělení raději řešte po telefonu nebo svolejte poradu.
- Přeposílání zpráv bez povolení. Pokud někdo poslal zprávu pouze vám, neměli byste ji předávat dál. Důvěrné informace se dostávají na svět právě kvůli této chybě.
- Domnění, že nikdo jiný vaši zprávu neuvidí. Nikdy nemůžete vědět, kde váš e-mail skončí. Nepoužívejte proto e-mail ke sdělování ničeho tajného.
- Opomenutí podpisu. Vždy uzavřete svou zprávu podpisem a kontaktními informacemi. Vytvořte si šablonu s profesionálním podpisem.
- Očekávání okamžité odpovědi. Ne každý sedí u počítače ve chvíli, když napíšete, nebo má čas hned reagovat. Pokud chcete okamžitou odpověď, použijte raději telefon.
-kk-