Někdy možná máte pocit, že je téměř nemožné přimět ostatní, aby mluvili nebo pokládali otázky. Informace pak nejsou sdíleny a lidé nevědí, co by měli říkat, a tak toho raději říkají co nejméně, popřípadě nic.
Obvykle je to manažer, kdo ostatní informuje o aktuálním stavu věcí, aby je potom požádal o nápady, připomínky a dotazy. Ostatní pak krátce promluví o svých vlastních agendách. Mnohdy tak chybí jakákoli skutečná konverzace – nikdo nikoho nežádá o pomoc ani nesdílí jakékoli dodatečné informace. Poté se schůzka nebo hovor ukončí a všichni se vrátí ke svým stolům.
Jak zajistit maximální aktivitu všech účastníků
Pokud jste svolali poradu, začněte tím, že účastníky pozdravíte a poté poradu oficiálně zahájíte. Potom musíte už jen mlčet. Budete ten poslední, kdo promluví.
Nejprve zkuste vyslechnout ostatní. Teprve potom byste jako manažeři měli vyslovit svůj názor. Když to budete dělat takto, od každého se bude očekávat zapojení krátce po zahájení porady.
Hlavním problémem bývá, že lidé, kteří jsou při poradě pasivní příliš dlouho, pravděpodobně nakonec pasivní zůstanou až do konce. Možná jste dosud nadměrně komunikovali ve snaze pokrýt všechny otázky nebo nejasná místa, která jste předpokládali.
Řekněte ne pasivní účasti
Když necháte ostatní mluvit jako první, máte možnost všimnout si všech oblastí, které přítomné znepokojují. Můžete také potvrdit to, co sami řekli, a možná budete muset mluvit méně. Všechno se zakládá na vytvoření kultury aktivní účasti.
Tím také zabráníte tomu, aby lidé při hovoru takříkajíc vypnuli a začali si kontrolovat e-maily. Takto budou účastníci skutečně poslouchat. Vy se potom můžete zaměřit na dodání chybějících informací nebo přidat nějaké své postřehy.
Použití tohoto přístupu vám také dá šanci dozvědět se víc o zájmech nebo odbornostech vašich lidí. Aktivnější porady také můžete využít a vytvořit tým, v němž se lidé mohou spoléhat na sebe navzájem. A když se mohou spoléhat na sebe navzájem, budou méně často potřebovat vaši pomoc – takže ve výsledku vám to zjednoduší život, uzavírá web management-issues.com.
-jk-