Máte problémy s tím, že vám lidé neodpovídají na e-maily? Než si začnete stěžovat na nedostatek komunikace, špatné pracovní návyky a nezdvořilost na druhé straně, podívejte se nejprve na svůj vlastní komunikační styl. Článek upozorňuje na základní e-mailové chyby, kterých byste se měli vyvarovat.
- Označování e-mailů vykřičníkem za účelem zdůraznění důležitosti rutinních záležitostí. Označování všech zpráv vysokou důležitostí má zcela opačný efekt, než byste si přáli. Příjemci začnou vaše e-maily ignorovat a jen je zbytečně rozčílíte.
- Vyžadování okamžité odpovědi. To, že je něco důležité pro vás, ještě neznamená, že by druzí měli přestat dělat svou práci a věnovat se vám. I oni mají své priority. Pokud je opravdu něco třeba vyřídit ihned, vysvětlete ve své zprávě proč a nezapomeňte na „prosím“ a „děkuji“.
- Odpověď jednou řádkou bez důležitých detailů. „Zavolej mi“ nebo „musíme změnit datum“ jsou texty zpráv, které mohou fungovat, když živě mluvíte s někým o konkrétním projektu. Pokud je to však vše, co napíšete do e-mailu, příjemce si bude muset projít předchozí komunikaci, aby pochopil souvislosti.
- Příliš mnoho detailů. Na druhou stranu se snažte být struční. Pokud jste například s někým nejprve telefonovali, nepopisujte celý telefonát. Opět nezapomeňte na „prosím“ a „děkuji“.
- Příliš mnoho pozornosti pro „proč“. Nepopisujte obšírně, proč je důležité daný úkol splnit nebo proč očekáváte plnou pozornost vůči všem detailům. Pokud jde o úkol, který příjemce umí splnit, popište úkol a termíny v jedné až dvou větách. Opět pamatujte na „prosím“ a „děkuji“.
- Kopírování nadřízenému – zejména, jde-li o méně důležitý úkol. Pokud řešíte něco méně významného se členem týmu, řešte to pouze mezi sebou. Jestliže dojde k významnější chybě, kontaktujte nejprve daného zaměstnance osobně. Šéf nemusí vědět nepodstatné věci. Pamatujte si, že přeposílání takových e-mailů šéfovi z vás dělá „povídálka“, na jehož zprávy nikdo nechce odpovídat.
- Změna předmětu zprávy při odpovědi. Neměňte předmět zpráv, které jsou reakcí na předchozí konverzaci. Důležité je to zejména tehdy, připojíte-li v průběhu další příjemce. Mohli by pak totiž přehlédnout vaše zprávy a už se vám neozvat.
- Nezměnění předmětu zprávy při novém tématu diskuse. Když začínáte řešit nové téma, vždy začněte zprávou s novým předmětem. Nezáleží na tom, že jste si již s daným příjemcem dříve psali o jiných záležitostech.
-kk-