Vůdcové nucení ke snižování nákladů a současnému zvyšování produktivity zaměstnanců považují správu dokumentů za jednu z možných cest k úspěšnému rozvoji svých firem. Drží se předpokladu, že musí řídit firemní dokumenty, aby ony nezačaly řídit je. Správa dokumentů navíc kromě nižších nákladů a vyšší produktivity může zajistit i konkurenční výhody ve smyslu souladu s právními předpisy, poskytování služeb zákazníkům nebo vytváření plánů na ochranu duševního vlastnictví.
Když však přijde na samotnou integraci procesů správy dokumentů a existující IT infrastruktury, mnohé firmy nevědí, kde začít. Článek proto uvádí několik doporučení, jak dosáhnout růstu firmy pomocí chytřejší správy dokumentů, vycházejících z výzkumu společností Xerox a IDC.
- Investujte do zhodnocení toho, jak jsou dokumenty ve vaší firmě vytvářeny, sdíleny, ukládány a jak k nim mohou zaměstnanci získat přístup.
- Centralizujte zdroje informací. Zbavíte se tím nadbytečností způsobovaných až doposud při vytváření, kopírování, tištění, faxování, skenování nebo archivaci dokumentů.
- Zhodnoťte komunikaci se zákazníky. Hledejte způsoby, jak nejlépe poskytovat požadované informace.
- Zvažte nové způsoby obchodování. Vyzkoušejte outsourcing správy dokumentů, abyste se mohli více věnovat klíčovým otázkám obchodu.
- Propojte papírové dokumenty s digitálními. Zavaďte speciální portál pro přechod mezi těmito dvěma formami dokumentů.
- Při zavádění nových technologií vždy vycházejte z pracovních zvyklostí a kulturních norem ve vaší firmě. Školte zaměstnance, aby pochopili, jak nová implementace bude souviset s dosavadními procesy.
- Měřte návratnost investic. Dříve, než provedete rozhodnutí ohledně nové technologie, zaveďte měřící mechanismy.
-kk-