Jak být dobrým poslem špatných zpráv

V osobním ani pracovním životě se člověk nevyhne situacím, v nichž bude nositelem špatných zpráv. V takových situacích velice záleží na tom, jak konkrétní zprávu podá. Dva profesoři práv z Harvardské univerzity proto vyvinuli teorii, která tvrdí, že takový „složitý rozhovor“ je vlastně třemi rozhovory v jednom. Tři součásti těchto rozhovorů zahrnují podporu a bránění faktů, dokonalé zvládání emocí a snahu zachovat si vlastní identitu. Tím, že si každý vedoucí pracovník uvědomí tyto součásti nepříjemných rozhovorů a zaměří se na to, jak je lépe zvládat, se poté může stát dobrým poslem špatných zpráv při zachování produktivního, nikoli destruktivního rázu rozhovoru.

Základem úspěšného vedení nepříjemných pracovních rozhovorů je pochopení faktu, že provinilce není třeba jen veřejně obvinit a trestat. Zaměstnancům, kteří se dopustili nějaké chyby či těm, které se firma chystá propustit by měl jejich manažer skutečně vysvětlit, v čem se provinili a proč budou propuštěni. Měl by s nimi diskutovat o důsledcích a objasňovat přitom příčiny. Rozhovor nadřízeného s podřízeným by měl být jakýmsi „vzdělávacím rozhovorem.“ V rámci takových rozhovorů se manažer musí též naučit ovládat své i cizí emoce. Neměl by neuváženě používat obraty typu: „To si snad ze mě děláte legraci!“ S hodnocením podřízeného by měl vyčkat až do doby, kdy bude znát všechna fakta. Měl by umět skrýt své negativní emoce, alespoň na počátku rozhovoru. Měl by své věty uvozovat nikoli zájmenem „vy“, nýbrž „já“ („Já si myslím…) a nepodněcovat tak podřízeného k agresivitě či podobným stavům.

Každý si chce v nepříjemném rozhovoru zachovat svou tvář, svou identitu. Manažer by si proto měl by nejprve položit otázku: „Proč vlastně vést tento rozhovor?“. Odpoví-li si, že je tak tomu, proto, aby své podřízené informoval o problémech, sdílel s mini jednotlivé myšlenky a vlastně se tak učil novým věcem, pak je takový rozhovor sice nepříjemný, ale produktivní. Odpoví-li si však, že tím chce podřízené jen obvinit z jistých chyb a vynadat jim, měl by raději mlčet a zachovat si v jejich (i svých) očích důstojnou tvář.