Shromáždit fakta, ať už jde o pracovní či osobní život, a dát jim řád a strukturu a umět si z nich vybrat to důležité, abychom došli ke kvalifikovanému závěru, to je nezbytnost pro každého z nás. Je těžké si představit obchodování na burze, přijímání nových kolegů či přípravu nové obchodní strategie “jen tak”, bez znalosti trhu v dané oblasti, revize životopisu či aktuálních hospodářských výsledků. Stejně tak je obtížně představitelné zakoupení nábytku od jistého švédského výrobce bez již skoro ikonických návodů na sestavení. Informace, návody a doporučení nám zkrátka zjednodušují život a pomáhají nám vyhýbat se omylům či slepým uličkám.
Sdílení informací s uživateli: v rozumném množství, stručně, jasně
Pokud už informace budeme mít shromážděné a strukturované, je potřeba se zamyslet nad formou a způsobem, jak je s uživateli sdílet. Jednoznačně se ukazuje, že zdlouhavé návody a manuály nejsou využívány a ani obliba osobních či online procesních a znalostních tréninků není příliš vysoká. Uživatelé si přejí mít informace přesně v tom okamžiku, kdy je skutečně potřebují. A rozhodně ne všechny, jen ty, které jsou potřebné pro projekt či aktivitu, jimž se aktuálně věnují. K tomu se nabízí různé nástroje znalostního managementu, které dovedou poskytnout tzv. kontextuální nápovědu (SAP Enable Now, WalkMe, Whatfix, ServiceNow).
Vedle správné hladiny informovanosti je podle studie Deloitte Trendy v oblasti lidského kapitálu důležité i zachování informací a znalostí, a to konkrétně pro 76 % respondentů. Na tuto oblast je potřeba nahlédnout ze dvou stran. Jednak z pohledu ztráty informace, pokud daný člověk ze společnosti odejde a informace nebude zaznamenaná, ale pak také z hlediska možné ztráty její aktuálnosti. Nezbytností jsou proto pravidelné kontroly a aktualizace.
Toto jsou nástroje, které umožní vytvoření znalostní databáze a přípravy interaktivních průvodců. Ty jsou pak k dispozici uživatelům přímo v systému. To znamená, že získají relevantní informaci přesně v okamžiku, kdy ji potřebují. Není tedy nutné se dopředu učit proces či ovládání dané aplikace. Důležité je, že k jejich vytvoření není zapotřebí programátorská znalost – lze je vytvořit se základní sadou počítačových dovedností.
Jaká je přidaná hodnota těchto nástrojů?
- poskytují relevantní informace ve správný čas,
- ušetří čas na trénink,
- sníží počet uživatelských dotazů na linku zákaznické podpory.
Oblast řízení znalostí je ale samozřejmě ještě širší.
Rozlišujeme 4 základní okruhy:
- zákaznický systém (Customer management system),
- expertní znalostní systém (Expert Knowledge system),
- správa dokumentů (Document management system),
- systém pro správu obsahu (Content management system).
Pro každou společnost je tedy důležité si vždy dobře rozmyslet, jaké řešení je nejvhodnější a které půjde propojit s jejich systémy a aplikacemi. A to s jak již implementovanými, nebo teprve výhledově zvažovanými. Každá z těchto oblastí umožňuje více a více aktivit posouvat do digitální podoby. Ať již formou správných a aktuálních informací v dashboardech, online formulářích a dokumentech či navazujících workflow. Trend digitalizace pracovního prostředí je již plně rozběhnutý a nezastavitelný. Čím dříve se na něj připravíte, tím lépe.
V současné době jsou informace relativně snadno dostupné, a to převážně online. Ne vždy tomu ale bylo stejně. Pokud se ohlédneme pár (desítek) let zpět, dostat se ke správné informaci mohl být oříšek. Statista.com uvádí, že před 10 lety byly vytvořeny 2 zettabyty informací (2 triliardy bytů, 2×1021) a v letošním roce je odhad již na úrovni 59 zettabytů a v roce 2024 pak 149 zettabytů.
Sledujte aktuální trendy v oblasti lidského kapitálu ve světe i v České republice, který Vám přináší Deloitte.