Jak zajistit dlouhodobou archivaci dokumentů, záznamů a dalších dat? Než svět ovládly počítače, bylo to vcelku jednoduché - stačilo uspořádat dokumenty, strčit je do krabice, nalepit na ni identifikační štítek a uložit do archivního skladu. Když vyloučíme požáry a jiné pohromy, mohli jste si tyto dokumenty znovu přečíst i za několik desítek let. S elektronickými informacemi to tak jednoduché není.
Ve většině organizací jsou softwarové a hardwarové systémy amortizované většinou přibližně na pět let, vzácně se vyskytnou případy, kdy se takové systémy používají více než deset let.
Firmy musí řešit otázku, jak svoje elektronická data dlouhodobě a bezpečně uchovat a zároveň zajistit, aby mezi jednotlivými systémy byla přenositelná. Zde je několik možných řešení:
Převod elektronických dat na data fyzická
Všechny důležité dokumenty vytiskněte na kvalitní archivní papír, který nežloutne a nezkřehne, a archivujte klasickým způsobem. Problémem samozřejmě je, že takto časem můžete vyprodukovat obrovské množství papíru a možná jej nebudete mít kam uskladnit.
Řešením potom může být záznam na mikrofilm, který dokáže data také uchovat po velmi dlouhou dobu a odpadá problém s uskladněním.
Konverze dat na nějaký standardní formát a uchování v elektronickém archivu
Stále více firem archivuje elektronické záznamy tak, že je převedou na nějaký standardní otevřený formát (pokud již v nějakém nejsou) a dále je skladují v elektronické podobě. Výhodami jsou snadná organizace, nízké náklady a snadný přístup k datům, pokud to je potřeba.
Elektronické informace je nejlépe uchovávat ve formátu, který je otevřený, obecně známý a aktivně podporovaný. To eliminuje pozdější riziko nemožnosti čtení souborů na novějších systémech. Existuje celá řada formátů, které můžete zvolit - vyjmenujme ty nejpopulárnější.
Čistý text: Alfanumerická informace by měla být uchovávána v klasických textových souborech. Pozornost musíme věnovat znakové sadě, kterou použijeme. Pokud potřebujete uchovat dokumenty v různých jazycích, pak je nejlepší zvolit znakovou sadu Unicode (ISO/IEC 10646).
Statický obraz: TIFF (tagged image file format) je de facto standard pro archivaci rastrových obrázků. Většina skenerů používá TIFF jako svůj výstup. TIFF podporuje mnoho barev, kompresních metod a pixelových formátů.
Text s obrázky: PDF - tento formát společnosti Adobe se stal standardem pro distribuci dokumentů. PDF/A je odvozený formát, který byl ustanoven mezinárodním standardem pro jejich archivaci.
Audio a video: Tyto záznamy lze samozřejmě skladovat v analogové podobě. Tuto technologii však dnes téměř úplně vytlačily technologie digitální. Kromě fyzických nosičů CD a DVD existují ještě další formáty jako například WAV, AIIF, MP3, Real media, MPEG, AVI, nebo QuickTime. Množství přehrávačů podporuje více formátů najednou, ale je těžké určit, který formát bude dominantní za deset let.
Ať už hodláte archivovat jakýkoli typ informací, je vždy nejlepší zvolit otevřený a populární formát. Značně to zvyšuje šance, že k vašim datům budete mít v budoucnu přístup. Důležité je pravidelně, kdykoliv aktualizujete svou softwarovou či hardwarovou výbavu, kontrolovat, zda vaše programy formáty archivovaných dat stále podporují.
Nosiče dat musí být co nejkvalitnější, čímž se maximalizuje doba, po kterou na nich data vydrží. Ať už si vyberete magnetickou či optickou technologii, mohou média selhat nebo zastarají - pokud jde o levnější nosiče, je tato pravděpodobnost vyšší.
-ds-