To je dobrá otázka, protože ze zákona se některé tiskopisy a smlouvy musí uchovávat i po několik desítek let. Pokud se nahromadí, zaberou šanony s dokumenty spoustu místa. Co přesně musí podnikatelé uchovávat, říká hned několik zákonů: účetní a daňové předpisy, zákon o archivní službě a příslušné vyhlášky. Firma musí po určitou dobu skladovat nejen dokumenty související s účetnictvím, mzdové listy a podobně, ale také plány, smlouvy a další dokumenty.
Povinnosti uchovávat doklady související s podnikáním však nemají jen fungující firmy, ale i podniky, které jsou v likvidaci či konkursu a v podstatě přestávají existovat. Určité druhy dokumentů může od podniku převzít státní archív. Ten ale přijme pouze některé, označené jako archiválie, tedy například důležité smlouvy.
Pro ostatní dokumenty je potřeba najít způsob, jak zajistit, aby se neztratily. Jinak totiž hrozí poměrně vysoké sankce, v krajních případech se můžete zodpovídat dokonce i z trestného činu.
Na výběr máte dvě možnosti: buď zajistíte archivaci dokladů sami, nebo se obrátíte na specialisty.
V případě, že se rozhodnete pro skladování dokladů vlastními silami, měli byste si vytvořit systém, díky kterému žádné doklady nebudou chybět, ale zároveň se nebudou skladovat zbytečně dlouho. Takový systém se tady musí postarat o správné třídění dokumentů podle délky skladování, a efektivní vyhledávání. Může se totiž stát, že například určitou smlouvu či doklad bude třeba předložit v nějakém soudním sporu, a pokud se nenajde, může firma zbytečně přijít o peníze.
Ne vždy je ovšem vhodným řešením uchovávat pro jistotu všechny doklady. Postupem času totiž šanony začnou zabírat zbytečně moc místa, které by bylo možné využít jinak, například k pronájmu či zřízení další kanceláře.
Nabízí se řešení: převést dokumenty do elektronické podoby. V případných soudních sporech však je lepší předložit originál. Navíc je třeba vzít v úvahu předpokládanou životnost média, na které je digitalizovaná písemnost ukládána.
Na českém trhu působí řada firem, které starosti s úschovou dokladů od podniku převezmou. Nic samozřejmě není zadarmo: za uložení písemností si většinou účtují od 50 haléřů do jedné koruny denně za běžný metr za sebou srovnaných pořadačů. Součástí jejich nabídky také bývá roztřídění písemností.
- Jaké dokumenty a jak dlouho je potřeba uchovávat, lze vyhledat v zákoně o účetnictví a daňových předpisech, zákoně o archívnictví a dalších normách.
- Povinnost uchovávat doklady související s činností podniku má nejen fungující firma, ale i podnik, který končí svou činnost.
- Výčet různých druhů a typů písemností, které vznikají při činnosti podnikatele, uvádí takzvaný typový skartační rejstřík.
- Písemnosti jsou v něm řazeny podle abecedy a je jim přiřazen určitý znak, který určuje dokumentární hodnotu písemnosti.
-ds-