Mnoho společností si představuje, že optimalizace procesů půjde ruku v ruce s modernizací systémů. Tak tomu však není vždy. Procesy musejí být hlavně dobře sladěny s tím, jak k nim přistupují zaměstnanci.
Předtím, než začnete modernizovat klíčové firemní systémy a přehodnocovat interní pravidla a procesy, optimalizujte své lidi. Už v krátkodobém horizontu to zlepší produktivitu a poskytne pevný základ pro všechny budoucí iniciativy, tvrdí web management-issues.com.
Cílem má být optimalizace pracovníků
Nejmenovaný globální poskytovatel životního pojištění tak například chtěl zlepšit konzistentnost a efektivitu fungování svých center, která zpracovávají dokumenty a jsou rozmístěna po celém světě. Prodejci proto prošli školeními, na kterých se seznámili s novými úpravami centrálního systému. Společnost si však uvědomila, že než by byly vidět výsledky zavedení této změny, zabralo by to několik let. Navíc chyběla jakákoli data ohledně jednotlivých aktivit pracovníků a procesy nebyly dobře zdokumentovány.
Zlepšujeme produktivitu zaměstnanců
Proto se začalo s budováním přehledu, aby bylo jasné, jak zaměstnanci tráví svou pracovní dobu. Byly použity analytické nástroje, které přímo zaznamenávaly jejich aktivitu. Různé aplikace byly roztříděny na produktivní a neproduktivní. Zaměstnanci také mohli sami elektronicky zaznamenávat, jak tráví čas, aby pomohli zachytit aktivity, které nebyly vyloženě produktivní ve smyslu jejich hlavní náplně práce (schůze, školení, oběd). Data pak byla použita k vytvoření výsledkových karet, na kterých byl zobrazen čas strávený v produktivních aplikacích a jeho srovnání s časem zaznamenaným zaměstnanci i se stanoveným cílem.
Rezervy identifikovány
Ukázalo se, že značný čas byl stráven naprosto neproduktivně a mnoho hodin také zabraly schůze a školení. Společnost následně mohla začít pátrat po příčinách neproduktivně stráveného času. Příčinou bylo, že zaměstnanci museli často čekat na práci. Proto byl změněn rozpis pracovních směn a schůze i školení začaly být lépe plánovány. A to vedlo ke dramatickému snížení neproduktivně stráveného času.
-jk-