Článek na webu business2community.com vysvětluje hlavní důvody, proč porady mohou být leckdy velice drahé. Základní pravidlo je jednoduché: lidé, kteří jsou na poradě přítomni, by měli díky tomu poskytnout nějakou hodnotu nebo nějakou hodnotu naopak získat.
Účastníci, kteří by tu neměli být
Porady si příliš často uzurpují zdroje zbytečně a neúčelně. Pokud nejde o schůzi správní rady nebo o poradu, na které se bude přijímat skupinové rozhodnutí, pak obvykle není třeba, aby zde většina z přítomných seděla. Jedním z důvodů je to, že technologie nám umožňují přidávat účastníky jednoduše kliknutím. A poměrně často je také nakonec přizváno více lidí jen proto, aby porada vypadala důležitěji.
Pokud hodinová porada k ničemu nevede, tak stačí aby na ní bylo 8 lidí a firma už na mzdách ztratila celý 1 pracovní den. Vzhledem k tomu, že náklady na porady jsou násobeny počtem přítomných, mohou být neefektivní schůzky pro společnost velmi ztrátové.
Nedostatek formální organizace a plánování
Mnoho organizátorů schůzek předem nedodá svolanému setkání žádnou formální strukturu. Takže obecně řečeno, právě nedostatek organizace a naplánování toho, co se bude dít, je další důvod neproduktivních porad.
Účastníci nejsou plně soustředěni
Všichni jsme se na poradě někdy oddali dennímu snění, že? Není totiž pravidlem, že by na poradě každý z účastníků aktivně vystupoval (to platí zejména v případě konferenčních hovorů).
A právě ten čas, kdy nejsou účastníci soustředěni, je opět ztrátou pro společnost. Přitom platí, že lidé nejsou soustředěni z velmi dobrého důvodu – na poradě vlastně nemají být, protože jim nepřináší žádnou skutečnou hodnotu.
-jk-