Přední světová profesní organizace zaměřená na projektové řízení Project Management Institute definuje pět základních fází cyklu projektového řízení. Každá z těchto fází zahrnuje specifické požadavky, které je třeba splnit, než bude možné přistoupit k fázi další. Všechny pak končí jedinou věcí – splněným projektem. Představme si tyto jednotlivé fáze:
1. Iniciace. Projektovému manažerovi byl přidělen projekt. Spolu se všemi zainteresovanými stranami nejprve definuje rozsah projektu – celkový cíl, rozpočet, časový plán a další měřítka, která po dokončení projektu pomohou zhodnotit jeho úspěch.
2. Plánování. Jakmile znáte celkový cíl projektu, je třeba rozpracovat jednotlivé dílčí kroky. Pro jednotlivé kroky je pak třeba připravit ještě seznam dílčích úkolů. Všechny kroky a úkoly by měly být srozumitelné, časově vymezené a zaznamenané písemně.
3. Realizace. V této fázi přichází praktické provedení vymezených kroků a úkolů. Aby vše mohlo probíhat hladce, je třeba pravidelně komunikovat se všemi zapojenými stranami, zaznamenávat postup ve všech krocích, sledovat časový plán a řídit rozpočet projektu.
4. Monitorování. Tato fáze jde ruku v ruce s předcházející fází. Spočívá v zajištění dodržování termínů a vyvarování se odchylek od původního plánu (pokud nebyly v průběhu odsouhlaseny).
5. Uzavření. V této fázi manažer ukončuje projekt a hodnotí jeho průběh. Může tak učinit formou detailní písemné zprávy o projektu nebo živého setkání s aktéry projektu.
-kk-