Co s tím dělat? Poradí nám Harvard Business Review.
- Využijte video: Díky videu se lidé cítí, jako by skutečně byli na reálné poradě. Videokonference zkrátka udržuje účastníky zapojené.
- Poskytněte však i možnost zvuku bez videa: V případě, kdy internetové připojení není dostatečně silné, je třeba mít k dispozici i možnost účastnit se pouze prostřednictvím zvuku. Ale první volbou by mělo být právě video.
- Ujistěte se, že vše funguje: Klíčem je neztratit na začátku energii tím, že dojde ke 20minutému zpoždění, protože si účastníci budou muset nejprve aktualizovat svůj software, případně budou řešit problémy s hardwarem. Před virtuální poradou musí všichni účastníci otestovat, zda jim jejich vybavení funguje správně.
- Držte se běžných pravidel: Jako vždy před schůzkou stanovte jasné cíle a v případě potřeby zašlete podklady k přečtení předem. Sestavte agendu, díky které se budete během porady držet nějaké struktury. Nastavte také některá základní pravidla, dělejte přestávky a nezapomeňte formulovat i další kroky – zejména jejich načasování a také kdo je za ně odpovědný.
- Jakákoli prezentace musí být co nejkratší: Upřednostnit musíte konverzaci, protože porady by měly být hlavně o diskuzi. Proto poskytněte základní informace v podkladech, které pošlete předem k prostudování. Pro případnou prezentaci během porady pak použijte sdílení obrazovky, aby každý skutečně sledoval to samé.
- Ať je každému vidět do obličeje: Videokonference jsou velmi prospěšné i díky tomu, že si účastníci vidí do obličeje. Mimika i další řeč těla pomáhá porozumění. Proto požádejte všechny, aby seděli co možná nejblíž k webkameře, protože díky tomu pak se virtuální přenos skutečně celkem vyrovná osobnímu setkání.
- Aktivujte účastníky: Pravidelně vyzývejte jednotlivce, aby promluvili. Můžete také každému dát prostor postupně – zamezíte tak tomu, že budou lidé mluvit jeden přes druhého. Pokud váš software navíc umožňuje funkci zvednutí ruky, využívejte ji.
-jk-