Výzkum britské telekomunikační společnosti PowWowNow zjistil, že firmy ročně vyhazují 55 milionů z 210 milionů liber, které investují do telefonických konferencí. Telekonference jsou bezpochyby důležitým prvkem mobilní práce. Firmy je však neumějí efektivně využívat. Článek shrnuje několik tipů jak na to.
- Telekonference by měly být kratší než diskuse tváří v tvář. Počítejte ale s tím, že je třeba více se koncentrovat.
- Nepřipravujte příliš dlouhé agendy. Raději uspořádejte více kratších kontaktů.
- V ideálním případě je nejvhodnější uspořádat pro ty, kdo se ještě neznají, nejprve osobní setkání. Pokud to však není možné, jmenujte předsedu, který rychle představí účastníky, aby prolomil počáteční ledy.
- Vždy se dohodněte na čase zahájení i ukončení telekonference. Je to slušné a navíc to pomáhá k lepšímu časovému plánování účastníků.
- Předseda by měl průběžně nabízet shrnutí dojednaného a kontrolovat názory ostatních, jelikož nemáte k dispozici oční kontakt a nevidíte řeč těla.
- Zajistěte, abyste v průběhu hovoru nebyli rušeni.
- Volejte z klidného místa. Musíte se soustředit a hluk v pozadí telefonátu ruší.
- Nepřepojujte si během telekonference jiné hovory, zvláště když by ostatní účastníci během vašeho hovoru s někým jiným slyšeli hudební či jiný podkres. To není oblíbené.
- Než začnete, ujistěte se, že všichni mají u sebe potřebné dokumenty materiály.
-kk-