Studie: 5 mýtů o efektivní práci s e-maily

E-mail dnes používá v práci téměř každý. S tím, jak jej používáme, pak souvisí naše produktivita i pocit pohody při práci. Existuje celá řada doporučení, jak s e-mailem pracovat co nejefektivněji, které nám předkládá literatura či různí školitelé. Žádný univerzální návod, který by platil pro všechny zaměstnance ve všech oborech, však neexistuje. Naopak se nyní ukázalo, že postupy pro efektivní používání e-mailu, které obecně považujeme za správné, jsou ve skutečnosti mýty.

Ilustrační snímek

Nedávný výzkum Kingston University v Londýně zpracovaný pro britskou Poradenskou, smírčí a rozhodčí službu (ACAS) s názvem Strategies for Effectively Managing Email at Work provedl systematickou revizi literatury z oboru psychologie, práce s počítači a managementu zaměřenou na strategie efektivního používání elektronické pošty.

Identifikovaná témata spojená se současnými způsoby používání e-mailu byla porovnána s ukazateli produktivity a pohody. Následovala kvalitativní studie s reprezentativním vzorkem zaměstnanců používajících e-mail.

Ukázalo se, že žádný univerzální návod, jak pracovat s e-mailem co nejefektivněji a bez zbytečného stresu, skutečně neexistuje. Následující obecně uznávané pravdy navíc byly vyvráceny.

1. mýtus: Nesledujte e-mail celý den

Obecně se doporučuje nesledovat příchozí e-maily celý den, ale prohlížet schránku jen dvakrát či třikrát denně. Studie Kingston University však uvádí, že zaměstnanci, kteří sledují e-maily pravidelně po celý den, cítí více kontroly nad svou prací a připadají si méně zahlceni. Zažívají tedy méně stresu.

2. mýtus: E-mail nás ruší od skutečné práce

Studie potvrdila, že jen minimální počet e-mailů, které přijímáme a posíláme v práci, se týká něčeho jiného než důležitých pracovních záležitostí. Většina zaměstnanců by bez e-mailu nemohla pracovat tak efektivně jako s ním.

3. mýtus: Sledování e-mailu mimo pracovní dobu zvyšuje stres

Ve Francii letos zavedli zákon přiznávající zaměstnancům právo nesledovat pracovní poštu v době volna. Studie ukázala, že zaměstnanci upřednostňují spíše flexibilní používání e-mailu. Přesto však považují pracovní maily zasílané mimo pracovní dobu za neetické.

4. mýtus: Je vhodné stanovit termín pro odpověď

Když jsou zaměstnanci povinni odpovídat na e-maily v určeném časovém úseku, vytváří to zbytečný tlak a nutí je reagovat, nikoli strategicky uvažovat. Oprávněný je tento požadavek při komunikaci s klienty, nikoli například plošně v celé firmě.

5. Nikdo nemá rád skryté kopie a hromadné odpovědi

Zde je třeba se dívat na vztahy mezi lidmi, kteří si vyměňují e-maily. Ve firmách s kulturou obviňování mají skryté kopie a odpovědi všem negativní pověst. Pokud jsou však vztahy mezi pisateli dobré, jsou i skryté kopie a odpovědi všem vnímány pozitivně.

A jaký je závěr celé studie? Vliv používán e-mailu na produktivitu a pohodu zaměstnanců závisí jednak na každém jednotlivém zaměstnanci a jednak na firemní kultuře. Právě zde by firmy měly začít, chtějí-li vylepšit elektronickou komunikaci mezi svými zaměstnanci a zákazníky a snížit čas a stres s ní spojený.

-kk-

Zdroj: World Economic Forum - Světové ekonomické fórum
Zobrazit přehled článků ze zdroje World Economic Forum