Nedávný výzkum Kingston University v Londýně zpracovaný pro britskou Poradenskou, smírčí a rozhodčí službu (ACAS) s názvem Strategies for Effectively Managing Email at Work provedl systematickou revizi literatury z oboru psychologie, práce s počítači a managementu zaměřenou na strategie efektivního používání elektronické pošty.
Identifikovaná témata spojená se současnými způsoby používání e-mailu byla porovnána s ukazateli produktivity a pohody. Následovala kvalitativní studie s reprezentativním vzorkem zaměstnanců používajících e-mail.
Ukázalo se, že žádný univerzální návod, jak pracovat s e-mailem co nejefektivněji a bez zbytečného stresu, skutečně neexistuje. Následující obecně uznávané pravdy navíc byly vyvráceny.
1. mýtus: Nesledujte e-mail celý den
Obecně se doporučuje nesledovat příchozí e-maily celý den, ale prohlížet schránku jen dvakrát či třikrát denně. Studie Kingston University však uvádí, že zaměstnanci, kteří sledují e-maily pravidelně po celý den, cítí více kontroly nad svou prací a připadají si méně zahlceni. Zažívají tedy méně stresu.
2. mýtus: E-mail nás ruší od skutečné práce
Studie potvrdila, že jen minimální počet e-mailů, které přijímáme a posíláme v práci, se týká něčeho jiného než důležitých pracovních záležitostí. Většina zaměstnanců by bez e-mailu nemohla pracovat tak efektivně jako s ním.
3. mýtus: Sledování e-mailu mimo pracovní dobu zvyšuje stres
Ve Francii letos zavedli zákon přiznávající zaměstnancům právo nesledovat pracovní poštu v době volna. Studie ukázala, že zaměstnanci upřednostňují spíše flexibilní používání e-mailu. Přesto však považují pracovní maily zasílané mimo pracovní dobu za neetické.
4. mýtus: Je vhodné stanovit termín pro odpověď
Když jsou zaměstnanci povinni odpovídat na e-maily v určeném časovém úseku, vytváří to zbytečný tlak a nutí je reagovat, nikoli strategicky uvažovat. Oprávněný je tento požadavek při komunikaci s klienty, nikoli například plošně v celé firmě.
5. Nikdo nemá rád skryté kopie a hromadné odpovědi
Zde je třeba se dívat na vztahy mezi lidmi, kteří si vyměňují e-maily. Ve firmách s kulturou obviňování mají skryté kopie a odpovědi všem negativní pověst. Pokud jsou však vztahy mezi pisateli dobré, jsou i skryté kopie a odpovědi všem vnímány pozitivně.
A jaký je závěr celé studie? Vliv používán e-mailu na produktivitu a pohodu zaměstnanců závisí jednak na každém jednotlivém zaměstnanci a jednak na firemní kultuře. Právě zde by firmy měly začít, chtějí-li vylepšit elektronickou komunikaci mezi svými zaměstnanci a zákazníky a snížit čas a stres s ní spojený.
-kk-