Připomeňme si proto s pomocí serveru HR Communication etická pravidla používání e-mailu, na která se v každodenním pracovním shonu nejčastěji zapomíná.
-
Nepodceňujte předměty zpráv. Předmět e-mailu by měl být stručný a relevantní, hlavně však co nejspecifičtější. Příjemce by měl být schopen okamžitě rozhodnout, zda je vaše zpráva pro něho důležitá, ještě než ji otevře.
-
Držte se formálního tónu. V profesionální komunikaci přistupujte k e-mailu jako k obchodnímu dopisu. Pokud se s příjemci svých zpráv blíže neznáte, zachovejte formální tón komunikace.
-
Zapomeňte na velká písmena. Psát celé zprávy nebo jejich části pouze velkými písmeny je totéž, jako v mluvené komunikaci křičet. Není třeba o tom více přemýšlet, prostě velká písmena nepoužívejte.
-
Důvěrné zprávy neposílejte e-mailem. Uvědomte si, že e-mail nikdy není zcela soukromou záležitostí – zvláště ve firmách. Záležitosti, které nechcete sdílet s celou firmou, proto řešte vždy telefonem nebo osobním setkáním.
-
Nepište e-maily, když jste rozčílení. Kolikrát jste již litovali toho, co jste napsali v zápalu náhlých emocí? Navíc se často stává, že vás druhá strana ani nepochopí. Proto se vždy nejprve uklidněte.
A dále si pamatujte:
-
Chvalte vždy osobně, ne jen e-mailem.
-
Vždy si přečtěte, co jste napsali, než to odešlete.
-
Chraňte soukromí příjemců a používejte slepé kopie, když oslovujete více různých lidí najednou.
-
Odpověď všem používejte pouze v nutných případech.
-
Pokud vám příjemce dlouho neodpovídá, neposílejte mu jeden a ten samý e-mail stále dokola. Zvedněte telefon.
-
Než pošlete hromadnou zprávu s něčím, co považujete za vtipné, dvakrát si to rozmyslete.
-kk-