E-mail se stal jedním z nejdůležitějších komunikačních nástrojů ve firmách. Počty odeslaných elektronických zpráv stále narůstají. Průměrný uživatel e-mailu stráví více než 30 procent dne vytvářením, organizováním a čtením elektronické pošty. Další problém je spam.
Nejzásadnější problém v e-mailové komunikaci na pracovištích však spočívá v neexistujících etických pravidlech, což vede ke snižování produktivity. Zaměstnanci by si měli dát pozor na srozumitelnost svých zpráv, ale také to, komu je odesílají.
- Nepanikařte. Zahlcení informacemi je v dnešní době jedním ze základních zdrojů stresu znalostních pracovníků. Potřebujete proto systematické řešení, které pomůže snížit objem e-mailů a zároveň zvýšit jejich kvalitu. Narychlo podniknuté kroky, jako je například rozeslání více e-mailů o etickém chování, většinou selžou.
- Převezměte odpovědnost. E-mail je časti výchozí platformou firemní komunikace a spolupráce. Jak se k tomu staví vedení a oddělení HR? Kde je příručka pro znalostní pracovníky? Necháte své lidi, aby trávili třetinu dne e-mailem? Oddělení IT by mělo systematicky informovat, jak s elektronickou poštou správně efektivně zacházet.
- Použijte týmový přístup. Většina komunikace a spolupráce ve firmě probíhá ve skupinách. Můžete proto prosadit správné chování sdílením myšlenek v týmech, rozvíjet tak nejlepší postupy a zároveň vytvořit prostředí, kde se jednotliví zaměstnanci budou navzájem učit, jak dospět k vyšší produktivitě.
- Spoléhejte na školení, nikoli samotné technologie. Většina uživatelů dokáže zúročit školicí program ohledně technologií užívaných na pracovišti.
-kk-