Když manažerům nezpůsobuje denně stres příliš velký objem práce nebo nesplnitelný termín, zaručeně jim pocuchá nervy neustále přicházející elektronická pošta. E-mail pohlcuje stále více času. I když vás zaměstnává vždy jen na chvilku, z celkového pohledu odvádí vaši pozornost od důležitějších úkolů, na které je třeba soustředit se dlouhodobě.
Je velmi složité být flexibilní, pokud je váš den plný neočekávaných krizových chvil, seznamů úkolů, telefonních hovorů, osobních problémů a k tomu ještě e-mailů, které čekají na vaše přečtení a vyřízení. Manažeři stráví vyřizováním elektronické pošty každý den nejméně hodinu. Stále se však zvyšuje počet těch, kteří e-mailu věnují denně i tři a více hodin. Zároveň roste i počet příchozích zpráv, které jsou pro ně nedůležité.
Manažeři potřebují oddech od přílivu elektronické pošty, aby ji mohli dostat pod kontrolu, a proto článek nabízí několik tipů:
- Pokud řešení nějakého problému vyžaduje více než dva e-maily, jedna strana by měl a zvednout telefon a vyřídit tento problém rychleji a efektivněji jeho pomocí.
- Podnikněte kroky, které vaši e-mailovou schránku ochrání od nevyžádané pošty a vtipů.
- Rozesílejte pouze relevantní informace, které dané osoby potřebují vědět.
- Omezte rozesílání kopií zpráv.
- Nepoužívejte e-mail ke konverzaci, vyřizujte ji raději telefonem.
- Zpracovanou poštu vymažte.
- Nečtěte každý e-mail, který dostanete. Příchozí poštu dělte na skupiny podle důležitosti.
-kk-