Obchodní etiketa zahrnuje mnohem více, než vědět jak, kdy a proč se zachovat určitým způsobem. Jednou ze zásadních věcí je také držet se nepsané e-mailové etiky.
Čím více firem se v dnešní době připojuje na internet, tím je důležitější znát jistá etická pravidla této formy komunikace.
Co si pamatovat:
1. Dejte pozor na slova která píšete. Může vám připadat, že vašemu textu je snadné porozumět, ale někdy mohou být slova matoucí. Buďte výstižní a jděte přímo k věci. Příjemce vám pak nebude muset několikrát denně volat kvůli objasnění vašeho mailu.
2. Mějte na paměti, že lidé nesnášejí spam. Pokud už musíte odeslat pár nevyžádaných mailů, ujistěte se, že bude mít pro příjemce nějakou hodnotu. Není příliš vhodné posílat například obchodníkovi se zeleninou nabídku nové sady zubních vrtaček.
I když vaše pošta není nevyžádaná, příjemce se kterým jinak touto formou často nekomunikujete, váš mail za spam považovat může a automaticky ho vymaže (jsou účty, do kterých přijde i několik set nevyžádaných zpráv denně – přehrabovat se v nich a oddělovat zrno od plev není nic jednoduchého). Proto se ujistěte, že takový příjemce bude o vaší zprávě vědět předem.
3. Uvědomte si, že ve firmách neexistuje něco jako soukromý e-mail. Proto neposílejte neslušné vtipy vašemu kolegovi, nebo laškovné maily šéfově sekretářce. Nikdy nevíte, kdo si mail ve skutečnosti přečte. Existují i programy, které již smazané zprávy dokáži z disku obnovit.
4. Neposílejte velké přílohy. Ne každý disponuje rychlým připojením k internetu a většinu lidí vaše 20 MB příloha opravdu nepotěší. Zvažte, zda např. dlouhý dokument není lepší poslat faxem. Pro posílání velkého objemu dat lze použít také FTP přenos. Stará dobrá pošta a balíček s CD také funguje spolehlivě, i když pomaleji.
5. Buďte střídmí v používání smajlíků, obrázků, html formátu zprávy a dalších „vychytávek“. Zatímco vy máte nejmodernější software, jste dobře vyškoleni v IT problematice, příjemce na tom může být mnohem hůře. V nejhorším případě mu místo smysluplné zprávy přijde změť písmen a znaků, ze které nevyčte ani jméno odesílatele.
6. Zamyslete se, než stisknete tlačítko „odpovědět všem“. Každého kdo vám zprávu přeposlal vaše odpověď nezajímá. Ve většině případů je odesílatel a autor zprávy pouze jeden.
7. Jestliže váš mail nevyžaduje odpověď, dejte to příjemci najevo. Prostá věta na konci zprávy „Není nutná odpověď“, nebo „Na tento mail prosím neodpovídejte“, ušetří čas a nervy vám i příjemci.
8. Neposílejte jednoslovné maily, které řeknou pouze „děkuji“ nebo „OK“. Krom výjimečných situací, kdy se po vás například chce, abyste schválili určitý text a „OK“ je tedy namístě, to příjemci k ničemu nebude.
I v digitálním věku je slůvko „děkuji“, vyřčené z očí do očí, nenahraditelné.
-ds-