Na následující případy, kdy je nejvhodnější a také neproduktivnější zatelefonovat, upozornil server Time Management Ninja.
1. Jasné sdělení
Pokud máte někomu vysvětlit přesné instrukce, jak něco dělat, je vhodnější vysvětlit je slovně. Písemná komunikace může být matoucí. Totéž platí v případech, kdy řešíte věci, do nichž jsou zapojeny emoce.
2. Osobní záležitosti
U ničeho, co napíšete a někomu pošlete, nemůžete mít jistotu, že se to nedostane na veřejnost. Samozřejmě je zde také riziko, že vaše sdělení nebude správně pochopeno. Osobní a zvláště citlivé záležitosti je proto vhodné řešit telefonicky.
3. Urgentní záležitosti
Pokud je třeba něco řešit ihned nebo o něčem důležitém informovat, zvedněte telefon. Nikdo neocení, když mu pět minut před začátkem mimořádné porady pošlete zprávu, které si nevšimne.
4. Kritika a další negativní sdělení
Písemně byste neměli sdělovat nic negativního. Příjemce totiž z textu nepozná tón sdělení ani váš dobrý záměr. To může zajistit jen osobní rozhovor.
5. Složité sepisování
Neztrácejte čas sepisováním dlouhých zpráv, když je mnohem jednodušší a časově méně náročné zatelefonovat a zprávu předat slovně. Když s někým mluvíte osobně, také můžete lépe odhadnout, že vám porozuměl.
-kk-