Začátek společné práce na projektu není jen formální start, kdy začne každý automaticky pracovat na úkolech. Někdy prostě skupinový meeting není dostačující, a proto server Project Smart hledá řešení v individuálních schůzkách mezi jednotlivými členy týmu.
Projekty někdy zahrnují komplikované cíle, specializované zdroje nebo určitá rizika, která potřebují to nejprostější objasnění. Pro tento účel je více než skupinová diskuze vhodnější individuální komunikace mezi čtyřma očima. Tento způsob vedení projektu navíc napomáhá rozpoznat jednotlivé skupinové role. Každý člen týmu, který pochopí svou funkci v projektu, se zároveň stává zdrojem důvěry a porozumění pro své kolegy, se kterými v týmu kooperuje poprvé.
Individuální jednání se členy týmu by měly probíhat v průběhu celého projektu. Pokud se jedná o krátkodobější aktivity, tak denně, případně týdně s vedoucím týmu. Jestliže je však projekt dlouhodobějšího charakteru se zapojením více členů, může se odehrávat i jednou za měsíc nebo dle potřeb.
Co byste měli probrat individuálně s každým členem týmu?
1. Vysvětlete pracovníkovi, proč byl zrovna on vybrán do tohoto týmu. Má nějaké speciální znalosti?
2. Objasněte, jaké jsou hlavní priority a úkoly projektu a co z toho vyplývá pro něj.
3. Nastiňte metodologii řízení projektu. Popište administrativní postupy, metody a nástroje, které budou použity.
4. Sdělte pracovníkovi, jaké jsou vaše očekávání od jeho práce v týmu.
5. Diskutujte o možných výzvách a problémech projektu (i osobních).
6. Navrhněte způsob, jakým si přejete, aby byly problémy a dílčí rozhodnutí řešeny.
7. Naplánujte společně další individuální schůzku a úkoly, které mají být do té doby splněny.
Na závěr je důležité zmínit, že tato jednotlivá setkání nejsou vždy bezpodmínečně nutná. Jestliže máte velmi úzce spolupracující tým, který navíc nemá mnoho členů, je možné individuální schůzku obětovat. Všechny obavy a možné problémy však musí být předmětem pravidelných skupinových setkání.
-bn-