Týmová práce může být skutečným požehnáním. Přínosy společného úsilí ale mohou být značně zmenšeny špatnou komunikací. To, co je v takovém případě nutné, je týmová diskuze. Výsledkem této diskuze by mělo být přijetí pravidel, které budou usnadňovat veškerou komunikaci v rámci týmu. Když budou všichni mít jasnou představu o tom, co můžou od ostatních očekávat (především v rámci e-mailové komunikace), předejdete tím mnoha pocitům rozčilení a rozladěnosti. Už pouhá doba, kterou různým spolupracovníkům trvá, než odpoví na e-mail, může být příčinou problémů.
Jaké zásadní oblasti by se v takovém „komunikačním manuálu“ měly podchytit? Web management-issues.com doporučuje věnovat se následujícím oblastem:
Informace o pracovní době ostatních
Toto je velmi důležité obzvláště tehdy, když je tým složen z pracovníků z různých časových zón. Může být těžké vybavit si, kolik je zrovna hodin na tom kterém místě. A přitom každý potřebuje vědět, co dělá spolupracovník tehdy, když je jeho součinnost velmi potřebná... a být vzbuzen naléhavým hovorem uprostřed noci je opravdu nepříjemné.
Stanovte základní zásady
Jak dlouho by měla trvat odpověď na e-mail? Měl by každý potvrdit to, že danou zprávu četl? Co je vhodným důvodem pro to, aby byla kopie e-mailu zaslána šéfům nebo určitým spolupracovníkům? Tyto zásady se mohou zdát triviálními, ale právě podobné drobnosti mohou mít velký vliv na morálku a důvěru v rámci pracovního týmu.
Nezavádějte pravidla seshora
Zaměstnanci mohou mít pocit, že podobná pravidla jsou projevem pedantů a příliš přísných manažerů. Tato pravidla jsou ale natolik zásadní, že je třeba najít způsob jejich zavedení, který nepovede k odporu vůči nim. Právě proto je nejlepší tato pravidla stanovit v rámci týmového meetingu. Nechte je samotné, ať si zvolí zásady, které budou dodržovány. Potom je mnohem pravděpodobnější, že budou skutečně uplatňovány. Zásady, na které by se jinak každý mračil, budou vnímány jako přínosné a rozumné.
-jk-