V prvé řadě si na rovinu řekněme, že jasná vize je sice klíčovým aspektem vedení, avšak není přirozenou obranou vůči tlaku a emoční úzkosti, kterou vaši zaměstnanci nebo zákazníci právě teď cítí. V kombinaci s vlastní motivací může vize vést dokonce k vyhoření, což je dlouhodobě škodlivější.
Místo toho by se lídři spíše měli zaměřit na interpretaci a komunikaci toho, co se děje v době nejistoty. Převzetí odpovědnosti za analýzu měnícího se prostředí, namísto soustředění se na to, jak jasná je budoucnost, pomáhá zmírnit úzkost ostatních zaměstnanců nebo třeba zákazníků. Společnosti a team lídři by se měli v krizovém období zaměřit primárně na komunikaci jistot a spravedlnosti a zároveň podpořit dialog a účast zaměstnanců na rozhodování.
Jakmile má vedení a lídři jasnou představu o tom, jak se chtějí v krizi lidem přiblížit, dalším krokem je sestavit komunikační plán. Je důležité, aby vedoucí spolupracovali s kolegy a komunikovali jednotnou strategií společnosti. Nouzová situace není ten pravý čas na budování nových aliancí. Buďte více než kdy jindy laskaví k těm, kteří vám pomohou s realizací vašeho plánu.
Při sestavování komunikace se snažte identifikovat oběti krize. Zvažte a uznejte důsledky, které krize bude mít na vaše zaměstnance. Někdy může být rozumné přiznat své vlastní nedostatky. Zaměstnanci chápou, že katastrofy jsou neočekávané a nesprávné kroky jsou téměř nevyhnutelné, ale ignorování selhání celkově signalizuje nedostatečnou péči nebo ochotu poučit se z chyb. Stejně tak je důležité, aby lídři převzali odpovědnost spíše, než aby obviňovali druhé. Bez ohledu na zavinění je způsob, jakým reagujeme na krizi, pod naší kontrolou a ovlivňuje i postoje našich zaměstnanců. Čestnost a transparentnosti i v neočekávaných situacích je výhodnější než zanedbaná komunikace.
Doporučení k přípravě komunikačního plánu: I když se právě teď možná nacházíte uprostřed krize, vizualizace toho, jaké dopady může mít vaše komunikace a jednání v příštích několika týdnech může být užitečná už při formování vašeho přístupu.
Hledání správných slov v krizi
Lidé jsou zaplaveni informacemi o krizi, takže je obzvláště důležité komunikovat způsobem, který je pro vaše publikum snadno stravitelný. Jedním z tipů, který se pro komunikaci sdělení doporučuje, je nahrazení dlouhých slov krátkými. Charakteristickým znakem profesionálního komunikátora je totiž mluvit a psát tak, aby publikum stíhalo tok myšlenek a mohlo se k nim vztahovat. Dlouhá a složitá vyjádření by mohla být interpretována jako distancování se od vašich zaměstnanců nebo zákazníků v době, kdy vás nejvíce potřebují. Vypusťte proto žargon a mluvte se svými lidmi jasně a na rovinu.
Pokud je to možné, pokuste se také najít vhodné analogie, které pomohou příjemci vaší zprávy ještě lépe pochopit, co říkáte. Zároveň se u všech e-mailů se ujistěte, že předmět přesně popisuje zprávu, a věnujte chvilku navíc, aby bylo tělo zprávy stručné.
Vyzkoušejte také pravidlo tří. Lidé totiž mají omezenou kapacitu pracovní paměti a když je přetížíte mnoha výzvami, pravděpodobně na některé zapomenou. Rozdělte si proto zprávy a požadavky na tři klíčové body, kterou budou zapamatovatelnější, a tím snáze docílíte požadovaného efektu.
A konečně jedno doporučení na závěr: I když můžete být v pokušení sdílet informace tak, jak se k vám dostávají, je důležité, abyste se dokázali na chvíli pozastavit a počkali, než shromáždíte všechna fakta. Nechcete přeci vaše zaměstnance nebo zákazníky zahltit informacemi, které nezvládnou vstřebat.
-bb-