Typická doporučení pro lepší time management navrhují vypínání e-mailu nebo odmítání účasti na poradách. Jde zkrátka o to, jak vy sami dokážete řídit svůj vlastní čas. Co když však kvůli těmto opatřením dostanete do problémů své kolegy a omezíte chod celé kanceláře? Neměli byste myslet také na dopad na lidi kolem vás? Touto otázkou se nedávno zabývala autorka oblíbených manažerských tipů na serveru Harvard Business Review Amy Gallo. Řídit efektivněji svůj čas a zároveň nepoškozovat své kolegy podle ní můžeme následujícími způsoby.
Upřednostněte produktivitu před dostupností
Přílišná snaha vyhovět ostatním jde vždy na vrub produktivity. Uvědomte si, že důležitější, než být stále k dispozici, je schopnost řešit problémy a plnit úkoly. Méně se zabývejte pocity druhých a více strategickými cíli firmy.
Ptejte se kolegů
Méně se zabývat pocity druhých samozřejmě neznamená nebrat na ně žádný ohled. Zkuste s kolegy promluvit o technikách time managementu, které byste rádi vyzkoušeli v konkrétní situaci, v níž se nacházíte. Zjistěte například, komu by vadilo, když nebudete číst maily po určitou část dne nebo i celý den vzhledem k práci na důležitém projektu. Poděkujte za pochopení a nabídněte protislužbu.
Odhodlejte se
Nebojte se, že vaši spolupracovníci budou odmítat změny ve vašem přístupu k řízení času. Vyzkoušejte to a uvidíte. Pomozte sobě i jim pochopit, že nikdo by neměl cítit vinu za to, že se snaží lépe organizovat svůj čas.
Vysvětlete, co a proč chcete změnit
Řekněte svým kolegům, proč se neúčastníte porady, proč nemáte zapnutý počítač apod. Mnohdy stačí poslat e-mail s vysvětlením, že po určitou dobu nebudete k dispozici z důvodu práce na důležitém projektu a ušetříte čas sobě i ostatním. Nestačí jen začít se chovat jinak, ostatní by měli vědět, proč to děláte.
Vycvičte své okolí
Součástí vašich změn v řízení času by mělo být i to, že naučíte své spolupracovníky, co od vás mohou očekávat. Když budete na všechny e-maily odpovídat okamžitě, naučíte své okolí, že jste k dispozici pořád. Zkuste změnu. Dejte vědět, že budete odpovídat například do 24 hodin a dodržte to.
Vyberte si vhodný čas
Se změnou svých návyků v oblasti řízení času byste neměli přicházet v době, kdy jsou všichni kolem vás vytížení nebo citliví více než obvykle. Měla by to být chvíle, kdy podáváte dobré výkony a lidé kolem vás k vám nemají zásadní výhrady.
Jděte příkladem
Snažte se inspirovat celý svůj tým k efektivnějšímu řízení času. Zaveďte diskusi o tom, jak se mohou zlepšit všichni. Možná se všichni shodnete na tom, že budete číst maily jen dvakrát denně a na porady budete chodit jen tehdy, pokud vaše účast bude skutečně nezbytná.
-kk-