V dnešní době máme k dispozici nástroje, které za nás plánují náš čas, připomínají nám důležité události nebo třeba roztřídí tu hromadu e-mailů, které nám denně přijdou. Přesto stále nedokážeme plnit své úkoly včas a efektivně. Možná ty nástroje neumíme správně používat... Server Inc.com nedávno upozornil na typické příklady neefektivního chování, o nichž se mylně domníváme, že nám naopak pomáhají v produktivitě. Jaké to jsou?
1. Vždy splním všechny úkoly na svém seznamu úkolů
Tato snaha ukazuje na to, že rádi odškrtáváte položky na svém seznamu úkolů, o produktivitě však příliš nevypovídá. Produktivní lidé plní prioritní úkoly a ty méně důležité nahrazují jinými prioritami. Jejich cílem není prázdný seznam.
2. Vždy zvedám telefony
Pravděpodobně máte pocit, že když nezvednete telefon, ukazujete druhým, že pro vás nejsou důležití. Například u obchodníků to má svou logiku. Většina odborníků se však shoduje na tom, že produktivnější je dokončit rozdělaný úkol a teprve potom zavolat zpět.
3. Každým dokumentem se chci zabývat jen jednou
Ať už se jedná o papíry nebo například elektronickou poštu, snažíte se je ihned zpracovat, abyste se k nim již nemuseli vracet. Pak se ale musíte nutně dostat do konfliktu s prioritami. Produktivnější je nechat méně důležité dokumenty na později.
4. Nenechám mluvit ostatní
Snažíte se ušetřit čas, ale výsledkem je jediné – nevíte, co chtějí ostatní, protože je neposloucháte. Pak jsou také méně ochotní vám pomáhat. Získat si ochotné spolupracovníky je mnohem produktivnější.
5. Nenechám se ničím rušit
To zní velmi produktivně, striktní pravidlo nenechat se rušit však také nefunguje. Některá vyrušení vás mohou nabít novou energií, inspirovat k novým nápadům. Důležité však je dobře si vybírat, kdy se necháte rušit.
6. Vždy chci vyhrát
Snaha vždy ve všem vyhrát vede k tomu, že ztrácíme pojem o tom, jak nám k vítězství mohou pomoci druzí lidé. Mnohem produktivnější je snažit se o vítězství společně jako tým.
7. Stále se soustředím na to, abych byl efektivní
Zde bohužel platí, že čím více se budete soustředit, tím méně efektivní budete. Budete například mít tendenci plnit své úkoly předčasně, aniž byste měli dostatek informací. Dávejte si pozor, abyste neztratili pojem o širších souvislostech své práce.
-kk-