Projektové řízení je aplikací znalostí, dovedností, nástrojů a technik, které vedou k požadovanému výsledku projektu. Projekt je obecně považován za úspěšný, je-li jeho výsledek shodný s cíli, které před začátkem stanovil jeho zadavatel.
Pro úspěšné řízení projektu je třeba vykonat několik úkolů:
1. Jmenování projektového manažera
Měl by to být někdo, kdo má v tomto oboru zkušenosti a doložitelné výsledky z minulosti. Dále by měl být schopen:
- plánovat a komunikovat všechny aspekty projektu;
- motivovat tým, který na projektu bude pracovat;
- udržovat v týmu produktivitu a vzájemnou důvěru;
- monitorovat náklady, efektivitu a kvalitu bez nadměrné byrokracie;
- v pravý čas přiřadit správné lidi ke správnému úkolu;
- používat technické i obecné manažerské dovednosti k efektivnímu řízení projektu;
- s jasnou a chladnou hlavou řešit komplikované problémy.
2. Definice cílů
Základem pro úspěch každého projektu je vědět:
- čeho má být dosaženo;
- jaké další následky bude projekt mít;
- data a rozpočty pro úspěšné dokončení projektu.
Nedostatek jasných cílů zmaří projekt hned na začátku.
3. Zadání (Terms of Reference)
„Terms of Reference“ je souhrnný výraz pro podrobnou specifikaci cílů, rozsahu, časového rámce a soupis potřebných počátečních zdrojů. V tomto dokumentu byste také měli vyjasnit již identifikovaná rizika, omezení a prognózy.
4. Naplánování jednotlivých fází projektu
Jakmile víte, čeho by projekt měl dosáhnout, musíte uvážit, jakým způsobem toho dosáhnout.
Klíčem je nejdříve rozdělit projekt na několik identifikovatelných fází a následně do snadno řiditelných částí, na kterých budou pracovat jednotliví lidé. Dělení projektu na menší a přístupnější části usnadňuje odhad, plánování a řízení.
5. Plánování výdajů
V této fázi se projektoví manažeři nejčastěji dopouštějí chyb - podcenění nákladů. Výdaje typicky obsahují:
- pracovní čas a mzdy - obvykle nejnákladnější položka ze všech;
- režijní náklady;
- materiály;
- vybavení;
- administrativa.
6. Plán pro kvalitu
Vyžaduje smysl pro detail a sledování, zda průběžné výsledky představují to, co by představovat měly. Procesy pro měření kvality by měly být do projektu implementovány hned zpočátku - nikoli později, kdy už se věci mohou začít kazit.
7. Zhodnocení projektu po jeho skončení
Při hodnocení se ohlédněte zejména za kvalitou, dobou trvání a náklady. Nešlo by něco z toho příště vylepšit? V této fázi můžete také shrnout, co nového jste se za dobu práce na projektu naučili a poučit se z případných chyb. Udělejte si bilanci následujícího:
- organizační schopnosti, které jste si osvojili;
- chyby, které by neměly být opakovány a věci, které by příště šly řešit jinak a lépe;
- nástroje a techniky, které se osvědčily;
- procesy, které byly špatné a v budoucnu je lépe se jim vyhnout.
-ds-