Při komunikaci v rámci virtuálních týmů, například při telekonferencích, vzniká tzv. „iluze transparentnosti“. Znamená to, že když s někým komunikujeme na dálku, myslíme si, že se chová více v souladu s tím, jak uvažujeme, než tomu ve skutečnosti je. V zajímavém článku na téma nedorozumění, která vznikají při virtuální komunikaci, o tom píše Keith Ferrazzi na serveru Harvard Business Review.
Této iluze se podle něho zbavíme větší empatií. Účastníci virtuální komunikace by se měli snažit co nejvíce nahlížet na věci očima svých kolegů. Začněte proto tím, že vyzvete všechny členy vašeho virtuálního týmu, aby sami sebe představili například na firemním intranetu. Pak vezměte kameru a projděte jednotlivá pracoviště, aby si vaši virtuální kolegové mohli prohlédnout videa se záběry z vašich kanceláří a lépe si vás představit. Pak se držte následujících doporučení:
1. Zjistěte komunikační preference jednotlivých členů týmu
Manažer virtuálního týmu by měl hned na začátku společného projektu zjistit, jaký styl komunikace komu nejlépe vyhovuje. Pomoci mohou osobnostní testy, jako je například MBTI.
2. Důležité informace předávejte více kanály
Nespoléhejte na to, že zásadní věci stačí probrat telefonicky. Raději je shrňte ještě e-mailem, abyste předešli nedorozuměním.
3. Pozor na naléhavost
Uvědomte si, že některá média – například SMS zprávy – vyvolávají pocit naléhavosti. I když tedy pošlete textovou zprávu s něčím nevýznamným, ostatní to mohou pochopit jako zásadní prioritu – jen proto, že jste použili nevhodné médium.
4. Reagujte rychle
Virtuální komunikace předpokládá rychlejší odezvu než použití stejných médií v klasických týmech. Rychlost reakce na e-mail nebo zprávu v hlasové schránce zde totiž odráží kvalitu vzájemných vztahů.
5. Pište srozumitelně
Stručnost je rozhodně na místě, nikoli však na úkor srozumitelnosti. Písemné zprávy ve virtuálním týmu by neměly obsahovat neúplné věty, nesrozumitelné zkratky a pravopisné chyby. Možná si říkáte, že nemáte čas psát celé věty nebo celé názvy, z dlouhodobého hlediska tím však ušetříte čas všem včetně sebe.
-kk-
Zásady komunikace ve virtuálních týmech