Každá porada by měla mít svůj účel, jinak ji nepořádejte. To je hlavní předpoklad efektivní organizace porad. Účelem se rozumí řešení určitého problému, učinění rozhodnutí, sestavení plánu nebo zodpovězení důležité otázky. Zároveň je také třeba zvážit, zda právě porada je nejvhodnější způsob, jak daného účelu dosáhnout. Zamyslete se i nad dalšími formami komunikace, jako je e-mail nebo konferenční hovor. Porady nejlépe poslouží v situacích, které vyžadují setkání tváří v tvář, například při hodnocení výkonnosti nebo povzbuzování týmu. Pokud chcete pouze předat pokyny nebo získat informace o postupu v určitém úkolu, nemusí být porada zapotřebí.
Porada začíná sestavením agendy
Dalším důležitým předpokladem úspěšné porady je agenda, která bude sestavena v písemné formě a předem předána účastníkům (alespoň týden předem, aby se stihli dostatečně připravit). Vždy respektujte čas všech zúčastněných. Začněte i skončete včas a vyžadujte přítomnost pouze těch, kteří jsou pro splnění účelu klíčoví. Vedoucí porady odpovídá za dodržení agendy a soustředění na řešené problémy.
Stručně a jasně
Problém mnoha porad nastává ve chvíli, kdy jeden z účastníků takříkajíc nepustí ostatní ke slovu. Tomu je třeba zabránit. Zaveďte pravidlo, že ke každé položce agendy může každý mluvit například jen 5 minut. Snažte se, aby porada byla co nejjednodušší. Nezapomínejte na přestávky. Každých 90 minut by měla být 20minutová přestávka. Během porady je třeba vést záznamy o dohodnutých řešeních a plánech. Po skončením porady je pak nutné rozeslat všem zúčastněným zápis spolu s termíny realizace jednotlivých domluvených kroků. Vedoucí porady by se měl ujistit, že všichni chápou své následné role a podle toho zvážit nutnost dalších porad.
-kk-