Porady v mnoha firmách stále probíhají neefektivně. Lidé se jich děsí předem a považují je za ztrátu času. Co je tedy třeba uvážit, než se rozhodnete svolat poradu, aby skutečně sloužila svému účelu? V první řadě je vždy zásadní ujistit se, že není jiná možnost než porada. Pokud pouze chcete něco oznámit či shrnout, může vám lépe posloužit oběžník nebo e-mail. Plánujete-li poradu proto, že „se scházíte každé pondělí“, přestaňte s tím. V případě, že důvody k setkání budou relevantní a porada se opravdu uskuteční, nezapomeňte na následující kroky.
- Připravte agendu. Sestavte a rozešlete seznam témat, o kterých budete diskutovat, pořadí jednotlivých příspěvků a také předpokládané výsledky. Čas, který věnujete přípravě agendy, bude vždy kratší než ten, který byste daným záležitostem museli věnovat při setkání bez agendy.
- Zvěte omezený počet lidí. Efektivní porady mohou probíhat jen za účasti maximálně deseti až dvanácti lidí. Pečlivě vybírejte účastníky a nenuťte je sedět na poradě hodinu, když je pro ně relevantních pouze 10 minut.
- Nemusíte poradu řídit sami. To, že poradu svoláváte, ještě nemusí znamenat, že jste tou nejvhodnější osobou k řízení porady. Zvažte, zda by vám nepomohlo pozvání facilitátora.
- Připravte se. Není nic hloupějšího, než když deset lidí postupně informuje svého šéfa, na čem pracují. Minimálně devět z nich by vždy jen ztrácelo čas. Spojte se s nimi předem, například telefonicky.
- Začněte i skončete včas. Zkuste zavést zamykání dveří na začátku porady. Kdo začátek nestihne, nestihne celou poradu a nebude rušit. Nejednejte déle než jednu hodinu bez přestávky.
- Zakažte hračky. Porady by měly probíhat bez notebooků, telefonů a dalších mobilních zařízení. Účastníci by měli věnovat pozornost řešeným problémům, nikoli si každých pět minut kontrolovat e-mail.
- Vytvořte zápis. Po skončení porady rozešlete účastníkům zápis, v němž shrnete učiněná rozhodnutí a další kroky.
-kk-