Jsou porady ve vaší firmě skutečně hodnotným využitím času? Mnozí účastníci porad propadají naopak pocitu frustrace a neproduktivního využití svých kapacit. Práce ve skupinách přitom může být velice a přínosná. Inspirujte se desaterem otázek pro efektivní přípravu porady.
1. Potřebujete poradu? Největší ztrátou času jsou setkání, na kterých se sdílejí informace bez vymezeného účelu nebo času k diskusi. Porada musí mít jasný smysl.
2. Čeho chcete dosáhnout? Agendu je třeba sestavovat s ohledem na očekávané výsledky.
3. Kdo tam musí být? Zajistěte účast klíčových odborníků a osob odpovědných za rozhodování. Účast „nezúčastněných diváků“ naopak omezte na minimum.
4. Kdy je nejvhodnější doba? Zvažte, které dny a části dnů vynechat. Kdy je největší pravděpodobnost, že účastníci přijdou? Samozřejmě se držte termínů stanovených pro realizaci úkolů, které máte před sebou.
5. Kde je nejvhodnější místo? Zamyslete se, jaké prostředí budete potřebovat. Pro podporu strategického či kreativního myšlení můžete například uspořádat podporu mimo kancelář.
6. Znáte očekávání? Porady často selhávají na rozdílných očekáváních účastníků.
7. Jaká konverzace je zapotřebí? Důležité je zvážit obsah i formu.
8. Jak budete rozhodovat? Ve skupině lze rozhodovat třemi způsoby: podle odborníků či vedoucích, podle názoru většiny a na základě konsensu. Ujasněte si, jaký způsob využijete.
9. Jaká dokumentace je zapotřebí? Zvažte specifické formáty výstupů z porad i to, jak s nimi budete pracovat.
10. Jaká návaznost je zapotřebí? I když lidé mají motivaci ke splnění dohodnutých věcí, je třeba na poradu navazovat shrnutím a zveřejněním dojednaného. Následovat mohou i další průběžné porady pro kontrolu postupu.
-kk-