S časovým plánem budete schopni dokončit projekt v přiměřené lhůtě. Klíčové je rozložit si projektové cíle na menší skupiny dílčích cílů. Potom u každého úkolu stanovte čas, najděte správné pořadí – a můžete stanovit realistický termín dokončení celého projektu, tvrdí web business2community.com.
Sestavte seznam úkolů a přiřaďte je lidem
Nejprve musíte mít cíle projektu schválené všemi zúčastněnými stranami. Dalším krokem je příprava seznamu cílů, který bude komplexní a bude obsahovat všechny úkoly, které jsou pro naplnění projektových cílů nezbytné. Každý úkol také musí být někomu přiřazen. Může být váš, ale také jej může splnit někdo z týmu.
Odhad času
Když máte potíže s odhadem časové náročnosti nějakého úkolu, pokuste se jej rozložit na podúkoly. Pro ty by už mělo být snazší odhadnout čas nutný k jejich dokončení. Také je dobré takto rozvrhnout úkoly, které by jinak přesáhly období, za které reportujete. Když je tedy třeba postup reportovat po týdnech a některý z úkolů zabere déle než týden, bude třeba jej rozdělit na dílčí úkoly, abyste mohli postup práce sledovat co nejpřesněji.
Vizualizace časového plánu: Ganttův diagram
Ganttův diagram je ideálním nástrojem pro vizualizaci vašeho projektu. Začněte tím, že úkoly seřadíte do logického řetězce. Také zahrňte časový rozsah každého úkolu. Poté přidejte linky tam, kde dokončení nějakého úkolu je předpokladem pro zahájení prací na dalším úkolu. Pravděpodobně zjistíte, že některé úkoly na ostatních nijak nezávisejí. Tyto úkoly tedy mohou být vypracovány kdykoli. Další úkoly zase třeba mohou běžet paralelně s ostatními. Tyto druhy úkolů tedy mohou pomoci zkrátit celkový časový plán celého projektu. Poté je ještě potřeba podívat se na lidi a případně časový plán přizpůsobit, když zjistíte, že by některý pracovník musel v ten samý čas zároveň pracovat na více než 1 úkolu.
-jk-