Tyto tipy vychází z článku na webu INC.com.
Připravte agendu a dejte ji dopředu k dispozici
To, jestli bude porada efektivní nebo ne, se rozhoduje dávno před tím, než vůbec začne. Stanovte si jasný plán pro schůzku a rozesílejte jej nejpozději den předem. Bez agendy se totiž schůzka snadno změní v diskusi o tématech, která nikdo nečekal a která nemusí být relevantní. Jasně definovaná agenda nejenže všechny připraví na to, o čem se bude mluvit, ale zároveň povzbuzuje účastníky, aby přišli s nápady a otázkami, které by chtěli během porady probrat. A kdo ví – s trochou předpřipraveného obsahu by dokonce mohli vaši podřízení začít na poradu přicházet s nadšením.
Rozdělte odpovědnosti a určete „přímo odpovědné osoby“
Každý známe ten scénář: všichni se dohodnou, co se má udělat, ale na příští schůzce zjistíte, že nikdo nic neudělal. Odpovědnost se ztrácí v kolektivní mlze, pokud není nikdo jasně pověřen plněním konkrétních úkolů. Jednoduchým řešením je přidělení tzv. „přímo odpovědných osob“ (v angličtině „DRI – Directly Responsible Individuals“). Každý úkol, rozhodnutí nebo akční krok by měl mít jednoho konkrétního „vlastníka“, který bude zodpovědný za jeho dokončení nebo další posun. Tím se zvýší nejen šance, že se věci pohnou kupředu, ale také bude jasnější, kdo má co na starosti a zda některý z vašich podřízených nemá práce až přespříliš.
Pokaždé schůzku shrňte a rozešlete stručný zápis
Lidé jsou jen lidé – paměť není vždy spolehlivá, a tak může být snadné zapomenout, co se na poradě řešilo a dohodlo. Proto se vyplatí na konci každé schůzky stručně shrnout hlavní body a rozeslat krátký zápis co nejdříve po skončení schůzky, ideálně ještě ten samý den. Zápis by měl být stručný a jasný, měl by obsahovat hlavní závěry, rozhodnutí a úkoly včetně přímo odpovědných osob. Tím zajistíte, že všichni zůstanou na stejné vlně a budou mít jasné pokyny, co je třeba udělat do příští porady.
-mm-