V čem spočívá ten rozdíl?
Každá porada může být prostě jen svolána a odřízena. Jenže skutečně přínosné porady, ty jsou vedeny. Každá porada musí být zahájena, pak vedena a nakonec shrnuta a zakončena, tvrdí článek na webu management-issues.com.
Podívejme se na to, jak vypadá pouhé odřízení porady ve srovnání s jejím vedením.
Ti, co porady jen řídí
- Naplánují poradu.
- Poradu zahájí a pak projdou agendu v pevně daném pořadí.
- Řeknou lidem, že od nich chtějí vstupy. Dovolí také ostatním, aby něčím přispěli – obvykle však jde stále o ty samé lidi.
- Využívají jen minimum technologii, prý aby udrželi vše jednoduché.
- Poradu ukončí včas a všechny prodiskutované položky zrekapitulují.
Ti, kdo porady skutečně vedou
- Naplánují poradu tak, aby ostatní mohli přijít skutečně připraveni a soustředěni. Oznámí dopředu, jaké cíle bude celá porada mít. Každému účastníkovi také sdělí, jaká bude jeho role.
- Schůzku zahajují včas. Všechny vedou k soustředění na účel, za kterým byla porada svolána. Na začátku také nastaví očekávání a když někdo odvádí pozornost někam jinam, zakročí.
- Během porady zajistí, aby všichni měli stejnou šanci něčím přispět. Během online porady rádi nabídnou využití chatu nebo písemných otázek, které umožňují účastníkům poskytnout kvalitní vstupy. Umí také využít své facilitační dovednosti k tomu, aby rozmluvili i účastníky, kteří by jinak celou dobu mlčeli.
- Vědí, jaké nástroje mohou použít – a když je to vhodné, také je použijí. Používají vizualizační pomůcky k tomu, aby udrželi přehled o tom, o čem se právě diskutuje nebo co se vybrainstormovalo.
- Všechny akční kroky zdokumentují a účastníky, kteří za ně mají odpovědnost, přimějí k tomu se k nim zavázat. Po poradě se ujistí, že všichni účastníci vědí, kdo je za co zodpovědný.
Vedení schůzky vyžaduje předvídání, praxi i trpělivost. Pokud však budete ochotni dát do toho ono nezbytné úsilí, výsledky vašich porad budou vynikající.
-jk-