E-mail je sice již zcela běžný pracovní nástroj, efektivní práce s ním však zdaleka není tak běžná, jak si myslíme. Sami se zamyslete, jak často se od rozdělané práce necháváte rušit emaily nebo kolikrát za hodinu kontrolujete svou schránku, jestli náhodou nepřišla nějaká zpráva. To se samozřejmě negativně odráží na vaší produktivitě. Co s tím? Kromě zabezpečení vaší schránky kvalitním anitispamovým filtrem se držte následujících rad.
Naučte své kolegy a přátele posílat méně e-mailů
Učte je, aby vám posílali pouze stručné zprávy, které jsou pro vás nezbytné. Odesílání e-mailů je příliš jednoduché na to, aby nevěděli, co je a není žádoucí.
E-mail kontrolujte v určený čas, maximálně dvakrát až třikrát denně
Častější kontrola v průběhu dne je neefektivní, protože ruší od započaté práce. E-maily proto zpracovávejte v dávkách, dvakrát až třikrát denně.
Každý e-mail řešte pouze jednou
Odnaučte se schovávat si zprávy ve složce s příchozí poštou s tím, že je budete řešit později. Jistě sami dobře víte, že tento postup vede jen k opakovanému odkládání. U každé zprávy se proto hned po prvním přečtení rozhodněte, jak s ní naložíte – buď ji rovnou smažete, rovnou odpovíte nebo ji přemístíte do některé z tématicky označených složek pro budoucí zpracování. Vaším cílem by měla být prázdná složka příchozí pošty.
Pište stručně
Jděte rovnou k věci. Snažte se omezit na maximální délku tří vět.
Volte odpovídající předměty zpráv
Neodpovídejte na dřívější poštu zprávami s úplně jiným tématem. Raději upravte předmět zprávy tak, aby odpovídal skutečnosti.
Filtrujte e-maily
Pokud dostáváte pravidelné newslettery nebo jiné zprávy, které vás zajímají, ale nechcete se jimi zabývat hned, jak přijdou, filtrujte je automaticky do složek a přečtete si je později.
Nezapínejte e-mail jako první věc hned ráno
Když začnete e-mailem, budete muset řešit požadavky druhých lidí, místo abyste si vybrali své vlastní priority. Naučte se začínat den vždy tím nejobtížnějším úkolem, který máte splnit.
Nekontrolujte e-mail na mobilních zařízeních
Přečtení zpráv vás bude nutit odpovědět a psaní e-mailů na přenosných zařízeních trvá mnohem déle než na počítači. Pokud tedy nejde o urgentní záležitost nebo nemáte zrovna volné okno ve svém pracovním rozvrhu, nechte si zpracování e-mailů na počítač.
Odhadujte reakce příjemců vašich zpráv
Pište srozumitelně, aby příjemci vašich zpráv jasně pochopili, co chcete. Díky tomu budete moci předvídat jejich otázky a případně na ně rovnou předem odpovědět.
-kk-