Nastavování automatických odpovědí v nepřítomnosti je dnes běžnou součástí používání e-mailu. Většina lidí to považuje za triviální úkon, neuvědomuje si však, kolik lidí tyto automatické zprávy čte a jak to na ně může působit. Server Management Today proto publikoval deset rad, na co si při nastavování automatických odpovědí dát pozor, aby vaše profesionální pověst zůstala neposkvrněna.
1. Nezapomeňte zprávu zapnout
Pokud předem víte, že nebudete v kanceláři po určitou delší dobu, věnujte pět minut tomu, abyste o tom dali vědět ostatním.
2. Uveďte datum návratu
Pokud to víte, vždy do zprávy připište i den, kdy budete opět k dispozici.
3. Pozor na správná data
Zkontrolujte, zda uvádíte správná data. Příjemce vaší automatické zprávy by se neměl dočíst, že jste se vrátili dříve, než jste odejeli, nebo že budete nepřítomní až za několik let.
4. Zdržte se přílišných detailů
Není třeba detailně popisovat, kde jste a proč nejste v kanceláři.
5. Zachovejte slušnost
Poděkujte odesílatelům za zprávu a slušně požádejte, aby vás kontaktovali později. Pište spisovně a srozumitelně.
6. Pozor na přílišnou familiárnost
Zachovejte profesionalitu. I když vám na pracovní e-mail běžně píší i blízcí přátelé, vaši klienti rozhodně nečekají, že se budete oslovovat „miláčkové“ apod.
7. Nezapomeňte na kontakty
Specifikujte, na koho se lze obrátit v době vaší nepřítomnosti.
8. Nezapomeňte říci svým zástupcům, že uvádíte jejich jména
Neměli by být překvapeni, že se na ně najednou začnou obracet vaši klienti a spolupracovníci.
9. Vynechejte humor
Ne každý pochopí vtip. Držte se proto pravidla stručnosti a zdvořilosti.
10. Nezapomeňte zprávu vypnout
Po návratu do kanceláře můžete nechat zprávu o nepřítomnosti zapnutou o jeden den déle, abyste se mohli zorientovat ve zprávách, které vám přišli. Pokud však již s někým komunikujete e-mailem, neměl by dostávat zprávy, že jste pryč.
-kk-