Nejčastější chybou time managementu je striktní dodržování seznamu úkolů. Zní to paradoxně, ale je to pravda, píše server timemanagement.com. Mnozí lidé totiž ve snaze maximálně zefektivnit řízení svého času zapisují všechny své úkoly, ale již jim zapomínají určovat priority. Efektivní denní seznam úkolů může obsahovat maximálně šest až osm položek. Na konci každého dne bychom jej měli aktualizovat pro potřeby dne následujícího. Důležité je také pracovat vždy jen na jednom úkolu současně.
Další typické chyby řízení času pak zahrnují:
Neustálá kontrola e-mailu
Kolikrát jste tuto radu již slyšeli? Tak už se jí konečně začněte řídit a vypněte e-mail. Naplánujte si dobu, kdy budete kontrolovat poštu a po zbytek dne se plně věnujte svým úkolům. Vypněte si také veškerá upozornění na příchozí zprávy.
Více věcí najednou
Na každý úkol, který vyžaduje zvýšené soustředění, si vyčleňte časové bloky od 50 minut do dvou hodin, kdy se nenecháte rušit nikým jiným ani sami sebou. Když dokončíte jeden úkol, teprve poté se začněte věnovat jinému.
Rušivé prostředí
Ostatní lidé, telefonáty a jiný hluk ve vašem okolí, to vše znemožňuje adekvátní soustředění. Náročným úkolům se v takovém prostředí věnovat nemůžete, takže pokud možno jděte jinam.
Špatný začátek dne
Kancelářští pracovníci většinou začínají den kontrolou e-mailu. Ta se však mnohokrát protáhne déle, než by potřebovali. Proto se držte pravidla začínat den vždy nejdůležitějším úkolem na všem seznamu.
Hromadění e-mailů
Každý e-mail zpracujte hned, jak si jej přečtete. Buď na něj odpovězte, nebo jej smažte, delegujte nebo archivujte k budoucímu zpracování. Nehromaďte zprávy ve složce příchozí pošty.
-kk-