Zažili jste někdy jednání, které se neskutečně vleklo, abyste nakonec ani nedosáhli požadovaného výsledku? Dobrým řešením mohou být stand-up schůzky. Jedná se o setkání, kdy účastníci stojí a na vyřízení stačí 5 až 10 minut. Tento typ jednání se hodí, pokud nechcete používat zasedací místnost nebo se schůzky účastní hodně lidí a nevejdou se do místnosti. Účastníci se nebudou hrbit na židlích a setkání bude krátké, protože je nepohodlné dlouho stát. Navíc je složitější ukrývat pod stolem mobily nebo pracovat s e-maily.
Stand-up setkání může být vedeno i v otevřené kanceláři, pokud zahrnuje celé její osazenstvo. Nicméně tento typ jednání vám nepomůže se schůzkami, které nefungují a zbytečně vám berou čas. Stand-up setkání jsou tedy dobrý nápad, ale ne jako řešení nefunkčních setkání. Samozřejmě, že pokud potřebujete vyřešit složitější otázky, zpracovat hodně dat nebo prodiskutovat různá řešení, tento typ jednání není ideální.
Potřebujete k vyřízení záležitosti půl hodinu až několik hodin? Poté se nezatěžujte se stand-upy, ale raději využijte techniky k dosažení co nejlepších výsledků. Server Allbusiness.com radí následující.
1) Nabídněte program
Měl by být poskytnut všem účastníkům v dostatečném předstihu. Zní to samozřejmě, ale program bývá často distribuován krátce před začátkem schůzky nebo i v průběhu.
2) Nastiňte podobu schůzky
Stanovte důvod setkání, způsob jakým bude proveden a očekávané výsledky. Informace uveďte v pozvánce nebo v programu.
3) Důvod k účasti
Ujistěte se, že účastníci na schůzku opravdu patří a vědí o tom. Můžete poslat e-mail se specifickými informacemi nebo dokumenty.
4) Rozvrhněte časy pro jednotlivá témata a mluvčí
Rozvrhnete-li schůzku do jednotlivých bloků, můžete pozvat jednotlivé osoby na dobu, kdy se bude řešit jejich téma. Nemusí se pak účastnit celého jednání.
5) Řiďte diskuzi pevnou rukou
Během diskuze držte v paměti cíle setkání a jeho délku. Dodržujte harmonogram. Cílem je výsledek, na němž se všichni shodnou. Pokud se debata vleče, pozastavte a shrňte ji.
6) Okrajové otázky přesuňte na jinou dobu
Pokud se dostanete k tématům, která přímo nesouvisí s důvodem vaší schůzky, upozorněte na to, že se problém bude řešit později nebo během jiného setkání. Témata zapisujte.
7) Zaznamenávejte výsledky
Zapisujte je na tabuli, aby je každý viděl. Poté je shrňte do zápisu ze schůzky.
8) Krátký a stručný zápis
Nejdůležitější výstupy zaznamenejte na začátek. Ti, kdo zápis budou číst tak rychle najdou, co potřebují.
-ka-