Projektový manažer má často na starosti více projektů zároveň. Pak je ale mnohem náročnější věnovat plnou pozornost všem projektům a neupřednostňovat některé činnosti na úkor jiných, nicméně stejně důležitých.
Jak tedy neztratit přehled nad vývojem všech projektů, které řídíte? Podle serveru Project Times to není žádná složitá věda a nepotřebujete k tomu ani žádné složité analytické nástroje. Stačí dodržovat následující pravidla.
1. Komunikujte se svými týmy každý den
Týdenní porada nestačí. Vaše týmy potřebují motivaci každý den. Proto byste se každý den měli zeptat, jak probíhá práce na projektu a nabídnout svou pomoc. Nemusíte komunikovat tváří v tvář, využijte e-mail nebo sociální sítě.
2. Komunikujte s klientem minimálně třikrát týdně
Pokud se jedná jen o malý projekt, měla by stačit jen jedna schůzka či telefonát s klientem týdně. U větších projektů, kde lze počítat s více problémy a změnami, je však třeba být v kontaktu třikrát až čtyřikrát týdně a o všem jej informovat.
3. Sledujte rozpočet každý týden
Každý manažer ví, jak důležitý je rozpočet projektu. Přesto se však důsledná kontrola vyčerpaných financí stále podceňuje. Výdaje je třeba sledovat každý týden, aby se nedostaly mimo kontrolu.
4. Před každou poradou rozdejte agendu
Pokud ještě pořádáte porady, aniž byste předem informovali účastníky, o čem se bude jednat, dejte si závazek okamžitě s tím skončit. Když se budou všichni moci připravit a jít rovnou k věci, ušetříte čas i peníze.
5. Vyžadujte odpovědnost
Když se s členy svého týmu domluvíte na splnění určitého úkolu v určitém časovém rámci, netolerujte jakákoli prodlení. Vyžadujte striktní plnění osobních povinností jakožto důkaz respektu ke společné práci.
6. Sdílejte zkušenosti v polovině projektu
Setkání, na kterých účastníci projektu diskutují o tom, co se naučili, se většinou konají až po skončení projektu. To už však každý má v hlavě úplně jiné věci. Zkuste se proto sejít už v polovině projektu a využít své dosavadní zkušenosti ke snadnějšímu ukončení projektu.
7. Pozvěte vyššího manažera
Požádejte ředitele vaší firmy nebo jiného zástupe nejvyššího vedení, aby přišel na některou z porad s vaším klientem. Dodá tak vašemu projektu důvěryhodnost a ujistí klienta o důležitosti, kterou projektu přikládáte.
-kk-