Zažili jste při řízení projektu někdy neočekávaná zpoždění? To se vám už nikdy nestane – stačí si připravit detailní strukturu projektu před tím, než jej začnete řešit. Musíte projít všechny jednotlivé úkony a úkoly, které na sebe nějakým způsobem navazují. Snažte se odhalit, jaký vztah mezi nimi je. Když jasně porozumíte všem souvislostem a návaznostem, budete schopni stanovit tu nejrychlejší posloupnost úkonů, které povedou k dokončení projektu. Řiďte se následujícími 3 kroky a všechny vaše projekty budou prostě a jednoduše odsouzeny k úspěchu, tvrdí web management.about.com.
1. Nakreslete si strukturu projektu
Co to znamená? Je to seznam úkolů, které jsou seřazeny v pořadí, ve kterém si dovedete jasně představit a ověřit, co na čem záleží, co s čím souvisí a jaká jsou všechna propojení a návaznosti. Ke každému úkolu přiřaďte související nezbytné předpoklady. I tyto předpoklady musíte prozkoumat, abyste zjistili, jak na sobě závisí. Budete pak mít jistotu, že jste na nic nezapomněli. Nic se tak nezpozdí jen kvůli závislosti na jiném úkolu, protože to máte podchyceno. Musíte však být pozorní a nepřehlédnout žádné propojení nebo nenáročný, ale kriticky důležitý úkol.
2. Uvědomte si, které souvislosti jsou nejzásadnější
Když máte připravenou strukturu, musíte se zaměřit na jednotlivé souvislosti a propojení. Odhalte ty nejdůležitější. Ne všechny úkoly budou hotovy zároveň a ne všechny aktivity začnou být plněny v jeden a ten samý čas. Musíte mít jistotu v tom, který úkol musí být dokončen předtím, než začne jiný, který na něj navazuje. Závislosti můžeme v zásadě rozdělit na 4 typy:
- něco musí být dokončeno, aby něco jiného mohlo začít,
- něco musí být dokončeno, aby něco jiného mohlo být dokončeno,
- něco musí začít, aby něco jiného mohlo začít,
- něco musí začít, aby něco jiného mohlo být dokončeno.
Podle typu závislosti můžeme každý vztah mezi dvěma úkoly zařadit do jedné ze tří kategorií: logické, týkající se zdrojů a týkající se priorit.
3. Zvolte optimální postup
Každý projekt je možné dokončit právě jednou nejrychlejší cestou. Cestou, která vede ke splnění všech úkolů, ze kterých se projekt skládá, v nejkratším možném čase. Právě tuto cestu potřebujete najít. Jděte po nejdůležitějších úkolech a pospojujte je. Gratulujeme, projekt bude dokončen včas.
-jk-